PRÉPARER
L'ASSEMBLÉE
DOSSIERSFEUILLET HEBDO - FH 3394 DU
14/04/2011
Date
de parution: 14/04/2011
JURIDIQUE
Les premiers
préparatifs
Le
conseil d'administration ou le directoire arrête les comptes 46 jours au moins
avant la tenue de l'assemblée. Il fait le point sur les questions devant être
débattues au cours de l'assemblée.
Les seuils en
dessous desquels les sociétés peuvent adopter une présentation simplifiée de
leurs comptes ont été modifiés à la hausse. / 4-3
L'information du
président du conseil d'administration ou du directoire sur les conventions
courantes est en voie de suppression. / 4-4 et 4-5
Les
formalités essentielles
Dans
les 6 mois
4-1
Les
dirigeants doivent réunir les actionnaires en assemblée générale ordinaire
d'approbation des comptes au plus tard dans les 6 mois de la clôture de leur
exercice (c. com. art. L. 225-100).
EN PRATIQUE
Pour les sociétés
qui ont clôturé leurs comptes le 31 décembre 2010, l'assemblée d'approbation
des comptes annuels, et consolidés s'il y a lieu, devra être réunie le 30 juin
2011 au plus tard. Les dirigeants qui ne peuvent pas respecter ce délai pour
des motifs légitimes en demanderont, avant son expiration, au président du
tribunal de commerce statuant sur requête, une prolongation.
Sanctions. À
défaut de respecter ce délai, les dirigeants (le président et les
administrateurs) sont passibles d'un emprisonnement de 6 mois et d'une amende
de 9 000 € (c. com. art. L. 242-10). Ils s'exposent aussi à voir leur
responsabilité mise en cause du fait du préjudice subi par les actionnaires en
raison du retard apporté à la réunion en vue de l'approbation des comptes.
Un
formalisme à respecter
4-2
À
s'en tenir au calendrier légal, les dirigeants doivent respecter les formalités
essentielles décrites dans le tableau figurant aux pages 79 à 83. En pratique,
certains assouplissements peuvent être envisagés lorsque les associés
minoritaires font confiance à leurs dirigeants ; dans ce cas, on constate
généralement :
-
l'absence de demande de réunion pour cette assemblée ou toute assemblée, de
sorte que le seul délai à gérer est celui de la convocation. Cet avis de
réunion a pour objectif de demander l'inscription à l'ordre du jour de projets
de résolution (voir § 7-6) ;
-
l'absence d'envoi de documents ou de formules de procuration ou de votes par
correspondance.
Le
formalisme sera, en revanche, accru en fonction de l'attitude des minoritaires.
Ainsi, un ou plusieurs actionnaires représentant 5 % du capital peuvent demander
l'inscription de points à l'ordre du jour ou de projets de résolution 25 jours
avant l'assemblée et, par exemple, présenter une candidature spontanée pour un
poste d'administrateur.
L'arrêté des
comptes
Par
le conseil d'administration
46
jours avant l'assemblée
4-3
46
jours au moins avant la date de l'assemblée annuelle, soit un mois et un jour
avant la convocation de l'AGO, le conseil d'administration établit l'inventaire
des divers éléments d'actif et de passif social, arrête les comptes annuels de
l'exercice 2010 qui seront soumis à l'approbation des actionnaires et rédige un
rapport de gestion (voir § 5-1 et s.) ; ce conseil peut également
décider la convocation de l'assemblée dont il fixe l'ordre du jour (voir § 7-4) ainsi que le texte des
résolutions, mais rien ne l'impose. Les commissaires aux comptes doivent
obligatoirement être convoqués à cette réunion ainsi que, le cas échéant, les
représentants du comité d'entreprise.
Un
second conseil se tenant au moins 16 jours avant la date de l'assemblée peut
établir l'ordre du jour et convoquer les actionnaires par voie de lettre. En
présence d'un comité d'entreprise, celui-ci devra avoir été informé avant la
date de l'assemblée pour pouvoir exercer son droit de dépôt d'un projet de résolution
(voir § 7-7).
• Comptes
consolidés. L'arrêté des comptes consolidés doit également faire l'objet d'une
délibération de ce conseil constatée dans le procès-verbal (CNCC, bull. 1997,
p. 290). Lorsque la réunion du conseil d'administration qui arrête les comptes
consolidés est distincte de celle portant sur les comptes annuels, le
commissaire aux comptes doit être convoqué aux deux réunions (CNCC, bull.
septembre 2001, p. 468).
• Présentation
simplifiée des comptes annuels. Voir paragraphe 5-12.
• Délégations en
matière d'augmentation de capital. Le conseil d'administration doit présenter à
l'assemblée générale un rapport complémentaire sur les délégations en matière
d'augmentation de capital s'il a été fait usage d'une délégation de compétence
ou d'une délégation de pouvoirs à l'assemblée générale en matière
d'augmentation de capital depuis la dernière assemblée générale ordinaire (c.
com. art. L. 225-129-5 ; voir § 6-3 ).
Questions
à débattre
4-4
Le
conseil d'administration ou le directoire doit lister l'ensemble des questions
devant être débattues au cours de l'assemblée ; à cet effet, le conseil fera le
point sur les mandats des administrateurs ou des membres du conseil de
surveillance (renouvellement, ratification de cooptation, révocation,
nomination) et sur ceux des commissaires aux comptes. Par ailleurs, il pourra
également faire le point sur les autorisations globales ou spéciales des
garanties données par la société. Il inscrira généralement à l'ordre du jour la
fixation des jetons de présence.
Le
conseil d'administration a informé les commissaires aux comptes, dans le délai
d'un mois à compter de la clôture de l'exercice, de l'éventuel poursuite au
cours du dernier exercice de l'exécution de conventions et engagements conclus
et autorisés au cours d'exercices antérieurs (c. com. art. R. 225-30 ; voir § 6-6 sur le contenu du rapport spécial
des commissaires aux comptes).
• Conventions
courantes en voie de suppression. La proposition de loi de simplification et
d'amélioration de la qualité du droit, adoptée en seconde lecture par
l'Assemblée nationale le 9 février 2011, supprime l'obligation dans les SA de
communiquer au président du conseil d'administration ou de surveillance les
conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions
normales intervenant entre la société et l'une des personnes visées par la
procédure des conventions réglementées, même significatives (c. com. art. L. 225-39 et L. 225-87modifiés). Cette année, ces conventions
conclues en 2010 devront être transmises au président comme les années
précédentes. Se posera, pour l'approbation des comptes clôturés au 31 décembre
2011, la question de leur communication pour la période allant du 1er janvier 2011
à la date de promulgation de la loi précitée.
• Visioconférence
ou télécommunication. Le recours à la visioconférence n'est pas autorisé pour
le conseil qui arrête les comptes annuels et consolidés et qui établit le
rapport de gestion (c. com. art. L. 225-37, al. 3).
• Information des
actionnaires. Lorsque les personnes intéressées ne peuvent obtenir des
dirigeants d'une société la communication de certains documents commerciaux (c.
com. art. L. 225-115, L. 225-116 et L. 225-117), elles peuvent demander au président du
tribunal de commerce statuant en référé de les enjoindre, sous astreinte, de
les communiquer, ou de désigner un mandataire chargé de procéder à cette
communication (c. com. art. L. 238-1). Mais la demande d'injonction ne peut
porter sur les procès-verbaux du conseil d'administration (cass. com. 23 juin
2009, n° 08-14117).
• Forfait social
des administrateurs. Le conseil d'administration ou le directoire débattra sur
le montant global des jetons de présence à soumettre au vote de l'assemblée
générale. Depuis le 1er janvier 2010, les jetons de présence et les
rémunérations exceptionnelles perçus par les administrateurs ou membres du
conseil de surveillance en contrepartie de l'exercice de leur mandat sont
soumis au forfait social au taux de 4 % (c. séc. soc. art. L. 137-15 ; lettre-circ. ACOSS 2010-12 du 21
janvier 2010). Rappelons que le taux du forfait social est passé de 2 % à 4 %
depuis cette date.
Par
le directoire
4-5
Dans
la société anonyme à structure dualiste, le directoire arrête les comptes
annuels et, s'il y a lieu, les comptes consolidés, lors d'une réunion à
laquelle les commissaires aux comptes doivent obligatoirement être convoqués
dans les mêmes conditions que les membres du directoire. Il le fait dans les
trois mois de la clôture de l'exercice pour permettre au conseil de
surveillance d'exercer dans ce délai ses pouvoirs de vérification et de
contrôle (c. com. art. L. 225-68 et R. 225-55).
Le
commissaire aux comptes est également convoqué à la réunion du conseil de
surveillance. Le directoire peut délibérer par visioconférence mais pas le
conseil de surveillance.
À
s'en tenir à une lecture stricte des textes (c. com. art. L. 225-68 et sur renvoi art. L. 225-100, al. 2 modifié), le rapport de
gestion devrait être présenté au conseil de surveillance au plus tard à la fin
du premier trimestre de l'exercice.
EN PRATIQUE
Il suffit que le
rapport de gestion soit communiqué en temps utile au conseil de surveillance
pour qu'il soit en mesure de formuler ses propres observations à l'assemblée
annuelle et donc éventuellement après la clôture du premier trimestre (ANSA
septembre-novembre 2003, n° 3258) ; la même pratique devrait être suivie pour
le rapport du groupe qui figure dans la liste des documents présentés à
l'assemblée et visés par l'alinéa 2 de l'article L. 225-100 du code de
commerce.
• Conventions
courantes. À l'instar de ce qui se passe dans les SA à conseil
d'administration, la proposition de loi de simplification et d'amélioration de
la qualité du droit prévoit la suppression de la communication au président du
conseil de surveillance des conventions courantes. Mais le président du conseil
de surveillance doit cette année encore communiquer, au plus tard au cours du
conseil vérifiant et contrôlant les comptes de l'exercice écoulé, aux membres
du conseil de surveillance et aux commissaires aux comptes la liste et l'objet
des conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des
conditions normales dès lors qu'elles sont significatives (c. com. art. R. 225-59) ; seules échappent à toute information
et a fortiori à toute autorisation les conventions courantes conclues à des
conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leur implication, ne
sont significatives pour aucune des parties (c. com. art. L. 225-87 et R. 225-59).
• Délégations en
matière d'augmentation de capital. Le directoire doit présenter à l'assemblée
générale un rapport complémentaire sur les délégations en matière
d'augmentation de capital (voir § 6-3).
La
continuité de l'exploitation est-elle assurée ?
4-6
Les
comptes sont arrêtés en supposant la continuité d'exploitation assurée. Le
respect de ce principe justifie notamment les méthodes d'évaluation appliquées.
Lors de l'arrêté des comptes, il conviendra de s'assurer que les circonstances
économiques actuelles ne remettent pas en cause la continuité de l'activité de
l'entreprise jusqu'au prochain arrêté comptable. Il sera prudent de vérifier,
notamment, l'état de l'endettement réel et de son évolution ainsi que celui de
la trésorerie afin de voir si celle-ci pourra couvrir cet endettement, les
possibilités réelles de financement bancaire, l'état du carnet de commandes,
etc. Sur l'annexe et ses simplifications, voir le paragraphe 5-12, rubrique «
Présentation simplifiée de l'annexe ».
Les
documents de gestion prévisionnelle
4-7
Dans
les sociétés qui, à la date de clôture de l'exercice, ont réalisé un chiffre
d'affaires net d'au moins 18 millions d'euros ou ont employé au moins 300
salariés, le conseil d'administration établit dans les 4 mois de la clôture de
l'exercice (30 avril) :
-
le plan de financement prévisionnel de l'exercice 2011 ;
-
le compte de résultat prévisionnel de l'exercice 2011 ;
-
la situation de l'actif réalisable et disponible et du passif exigible du
second semestre de l'exercice clos en 2010 ;
-
le tableau de financement de l'exercice clos en 2010.
Ces
documents doivent être communiqués dans les 8 jours de leur établissement aux
commissaires aux comptes et au comité d'entreprise (c. com. art. L. 232-2, R. 232-3 et R. 232-6).
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