LA GESTION ORGANIQUE D’UNE ASSOCIATION
SOMMAIRE
1. INTRODUCTION
1.1. LES
FONDEMENTS DE LA LOI 1901
La Loi de 1901 définit l’association comme "la
convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une
façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de
partager des bénéfices".
La formation d’une association est, donc, dominée par
un principe de liberté. Chacun peut, librement, avec un
tiers consentant, constituer une association. En outre, une grande liberté
est laissée à l’association pour rédiger ses statuts.
Les caractéristiques principales sont :
l’association est une convention, un contrat de droit privé entre adhérents.
Le texte de
référence, ce sont les statuts ;
pas d’obligation de déclarer
l’association, mais dans ce cas, pas de capacité juridique ;
l’association est un groupement permanent, c’est à dire que même si les
membres changent, l’association poursuit son fonctionnement (les contrats
restent valides, on ne réécrit pas tous les contrats) ;
non lucrativité :
l’objet principal de l’association n’est pas la recherche du profit ;
non partage des bénéfices :
les gains que l’association réalise ne doivent pas permettre l’enrichissement
personnel de ses membres, ni pendant la vie de
l’association, ni à la dissolution ;
l’objet est sans limite :
liberté totale de l’objet associatif, sauf porter atteinte à l’ordre
public et être contraire aux bonnes mœurs ;
l’association déclarée obtient le
statut de personne morale lors de la parution au Journal Officiel.
Les différents types d’associations
La loi de 1901 en donne trois :
Les associations non déclarées
Rien n’oblige les dirigeants d’une association à
procéder aux formalités de déclaration à la préfecture. Des associations non
déclarées peuvent exister. Cependant, l’association n’a pas de capacité juridique et agit sous la
responsabilité personnelle de chacun de ses membres.
Les associations déclarées
C’est la structure la plus courante. Plus de un
million six cent mille associations ont été déclarées en France depuis 1901. Le
simple fait de déclarer une association crée une personnalité morale et permet
d’acquérir une capacité juridique. Elle peut alors :
- Exercer une action en justice, tant en demande qu’en
défense,
- Recevoir des cotisations, des dons, des subventions,
- Acheter,
posséder, administrer des biens, dès lors que ces biens servent
directement l’objet social de l’association,
- S’engager par contrat : convention, affiliation,
contrat de travail pour le personnel, ouverture d’un compte en banque, emprunt,
contrat d’assurance...
les associations reconnues d’utilité
publique
L’agrément de reconnaissance d’utilité publique
s’obtient après une procédure assez longue et ne concerne que quelques
"grandes associations" qui doivent faire preuve de leur capacité à
remplir une mission d’intérêt général. On en dénombre un peu plus de deux mille
en France actuellement. Il faut qu’elles appliquent des statuts types et les
conditions à remplir sont très strictes. Leur principal avantage, outre la
notoriété, sont de pouvoir recevoir des legs.
2. LES
ACTEURS DE L’ASSOCIATION
Les acteurs d’une association sont au nombre de trois
:
Les adhérents, Les bénévoles, Les
salariés.
2.1. LES
ADHERENTS
Un adhérent adhère à la vocation de
l’association ainsi il paye sa cotisation chaque année.
Il a un devoir moral auprès de l’association, il se doit de participer à la vie associative. Il a le droit s’il le
souhaite de devenir administrateur.
2.2. LE
BENEVOLE
Le bénévole est une personne qui adhère à la vocation de l’association ainsi il s’engage librement pour mener à bien une action non
salariale en direction d’autrui. Le bénévole réalise ses actions en dehors de son temps professionnel et familial. Le
bénévole agit sans obligation et à titre gracieux.
2.2.1. LES
CARACTERISTIQUES D’UN BENEVOLE
Le bénévole n’est pas soumis aux sanctions car
il n’a pas de hiérarchie officielle, il ne perçoit pas de salaire, ne bénéficie pas de
couverture, il n’a pas d’horaire et ne bénéficie pas d’un plan de carrière.
2.2.2. LES
OBLIGATIONS D’UN BENEVOLE
Le bénévole a tout de même des obligations
à respecter.
Le bénévole se doit de respecter les statuts de
l’association ainsi que son règlement intérieur.
Il doit payer sa cotisation chaque année. Le bénévole doit respecter les normes de sécurité dans son activité.
2.3. LE
SALARIE
Il exerce son activité dans les conditions générales
de l’article L.311-2 du code de la Sécurité Sociale. Le salarié est soumis à un lien de subordination, il ne supporte aucune forme de risque économique, il bénéficie d’une convention sociale et perçoit un salaire en lien avec les conventions collectives.
2.3.1. LES
CARACTERISTIQUES DU SALARIE
Le salarié perçoit un salaire pour
son travail rendu, il peut être sanctionné car
il a une hiérarchie officielle, il bénéficie d’une couverture sociale et son employeur est son conseil d’administration.
2.3.2. LES
OBLIGATIONS DE SALARIE
Le salarié se doit d’accepter son lien de
subordination avec sa hiérarchie, il a des horaires et il
se doit de les respecter. Il doit exécuter consciensement son
travail. Il a l’obligation de loyauté et
de respect envers son employeur.
3. REDACTION
ET CONFORMITE DES STATUTS
3.1. CONTENU
DES STATUTS
La première fonction des statuts est d’affirmer la raison d’être de l’association. La
deuxième, c’est de réguler le fonctionnement de
l’association : en cas de désaccords, voire de conflits, c’est le texte de
référence qui doit permettre de dépasser ces difficultés. Chaque association a
un objet, un but qui leur sont propres. Et seuls des statuts propres à cette
association peuvent fournir des règles adéquates de fonctionnement
En principe, le contenu des statuts est
totalement libre, la loi 1901 n’impose que les articles suivants : titre, buts
et siège social. Mais sur le fond ils doivent :
Ø rappeler l’objet de
l’association,
Ø préciser les moyens d’action de
l’association,
Ø indiquer les différentes catégories de ses
membres,
Ø faire état du versement des cotisations,
Ø respecter la liberté d’adhésion et de
retrait,
Ø prévoir l’élection des administrateurs par
l’assemblée des membres composant le groupement.
Les statuts-types n’étant
qu’un guide de rédaction, il est recommandé de ne pas
se contenter de les reproduire, mais de les rédiger en fonction des besoins
de l’association.
Les statuts peuvent être courts ou longs :
Ø trop brefs, ils risquent de laisser la porte
ouverte à des contestations,
Ø trop précis, ils obligent à procéder à des modifications statutaires trop fréquentes.
Aussi, il est conseillé de n’y faire figurer que les grands traits de l’association, et de renvoyer pour le
reste, à un règlement intérieur plus aisément modifiable.
Cf statuts commentés en annexe
3.2. LA
MODIFICATION DES STATUTS
Les statuts fixent librement les conditions dans
lesquelles peuvent être prises les décisions modificatives. A défaut, cette décision est de la compétence de l’assemblée générale.
Les associations sont tenues de faire connaître les modifications apportées à leurs
statuts.
La déclaration modificative
incombe à ceux qui sont chargés de l’administration ou de la direction de
l’association, et doit être opérée auprès de la Préfecture.
Doivent être déclarés :
Ø les modifications apportées
aux statuts,
Ø les nouveaux établissements fondés,
Ø les changements d’adresse du siège
social.
La déclaration est établie par écrit,
sur papier libre, et signée par le Président et le Secrétaire.
Doivent être annexés à la déclaration :
Ø deux exemplaires des nouveaux
statuts,
Ø un extrait du procès-verbal.
Les associations ont trois mois pour faire connaître
les modifications apportées à leurs statuts. Elles ne sont pas tenues de les insérer au Journal Officiel.
L’autorité administrative doit délivrer un récépissé de cette déclaration dès lors
qu’elle est accompagnée des pièces requises.
Les modifications apportées
aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé, qui
doit être tenu au siège du groupement, aussi longtemps que l’association existe.
Sont sanctionnés d’une amende de 1.500,00 € au
plus, les personnes chargées de l’administration ou de la direction
de l’association, pour :
Ø l’absence de déclaration
modificative,
Ø toute déclaration modificative
irrégulière ou incomplète,
Ø le défaut de consignation des
modifications sur le registre spécial,
Ø toute consignation irrégulière ou
incomplète sur le registre spécial,
Ø la non-présentation de ce registre
spécial aux autorités administratives ou judiciaires en ayant fait la demande.
L’administration peut sanctionner l’absence de déclaration, ou une
déclaration incomplète, par la suppression d’une subvention.
4. LE
REGLEMENT INTERIEUR
4.1. CONTENU
DU REGLEMENT INTERIEUR
Les statuts peuvent être complétés par un ou
plusieurs règlements intérieurs portant sur les modalités de fonctionnement
interne de l’association, comme par exemple :
Ø les différentes catégories de
membres et leurs conditions d’adhésion,
Ø le fonctionnement des assemblées
générales et des organes de direction,
Ø les conditions d’exercice de
l’activité de l’association,
Ø la procédure disciplinaire et les
sanctions possibles.
Le règlement intérieur a
pour objet de compléter et préciser les statuts.
Il ne doit, donc, ni les modifier, ni les contredire.
Un règlement intérieur ne fait
l’objet ni de déclaration, ni de publication.
En l’absence de dispositions statutaires, c’est l’organe qui a élaboré le règlement intérieur qui est
compétent pour le modifier.
Modèle type de règlement intérieur
1- COMPOSITION
DE L’ASSOCIATION
- Quelles
seront les différentes catégories de membres ?
- Quelles
sont les conditions nécessaires pour qu’une personne puisse être membre d’honneur
ou bienfaiteur ?
- Quelles
conditions doivent être remplies pour qu’un membre puisse être admis
(souscription d’un bulletin d’adhésion, doit d’entrée, parrainage…) ?
2- COTISATION
- Comment
sera établi, chaque année, le montant de la cotisation ?
- Comment
sera-t-elle calculée lorsque plusieurs membres de la même famille sont
adhérents ?
3- MOYEN
D’ACTION DE L’ASSOCIATION
Il peut être prévu un article pour chaque type
d’activités, où le règlement se bornera à une énumération des diverses
activités et à renvoyer, pour chacune, d’elles à une note de service
établie par le président de l’association ou le responsable délégué.
4- RADIATION
Si les statuts ne précisent pas, dans le détail, la
procédure à suivre, le règlement intérieur aura à indiquer :
- comment
sera avisé l’adhérent fautif de sa comparution devant le conseil,
- quel
délai devra lui être laissé pour préparer sa défense,
- s’il
pourra ou non se faire assister d’un autre associé ou de toute autre personne,
- la
notification de la décision,
- le
délai imparti pour former un recours devant l’assemblée générale,
- la
forme de ce recours, etc.
5- LE
CONSEIL D’ADMINISTRATION
Il pourra être donné des précision de détail
concernant la périodicité des réunions, leur lieu, la fixation de l’ordre du
jour, les discussions, le vote, la rédaction des procès- verbaux, les frais de
mission.
6- ORGANISATION
DU SECRETARIAT
Des précisions pourront être apportées concernant le
personnel salarié à employer et les tâches de chacun, les registres à tenir,
l’imputation des frais de bureau, de correspondance de téléphone.
7- COMPTES
- Comment
sera tenue la comptabilité ?
- Quels
registres seront ouverts, qui aura la signature des chèques ?
- Comment
seront mandatées les dépenses ?
Etc.
8- ASSEMBLEES
GENERALES
Il pourra être apporté des précisions concernant :
- la
fixation de l’ordre du jour,
- les
modalités de convocations,
- les
votes par correspondance,
- le
délai d’envoi des convocations,
- la
forme des pouvoirs,
- la
computation des voix,
- la
représentation possible,
- la
rédaction des procès-verbaux, le tout à condition de ne pas se mettre en
contradiction avec les statuts.
A noter que, outre le règlement intérieur,
qui a une portée générale et s’applique à tous les membres, le bureau ou son
président peut rédiger des notes de service applicables à
des questions nettement déterminées et n’intéressant qu’un secteur de
l’activité de l’association.
5. LES ORGANES DE DIRECTION D’UNE
ASSOCIATION
La loi de 1901 ne donne pas d’indication sur le
fonctionnement et l’organisation des associations. Elle ne préconise aucune règle particulière concernant la composition, le
fonctionnement des pouvoirs des organes de l’association. La seule
exigence, c’est qu’il faut des dirigeants dont un
sera le représentant légal de l’association.
5.1. L’ASSEMBLEE
GENERALE
C’est l’instance souveraine de l’association. Elle
réunit tous les membres dont la présence est prévue par les statuts. On
distingue principalement deux sortes d’assemblées générales.
L’assemblée générale ordinaire
Elle se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée
et se prononce sur les projets.
Les points abordés le plus souvent sont :
- l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année
écoulée sur présentation d’un rapport moral (relatif
à la vocation de l’association), d’un rapport d’activité (ensemble
des activités réalisées) et d’un rapport financier (résultat financier et
patrimoine) ;
- le vote d’un rapport d’orientation contenant les
projets de l’association pour la nouvelle année et les directives à suivre par
toutes les instances de l’association,
- le vote du budget de l’année à venir quand ce pouvoir
n’est pas attribué au conseil d’administration, ce qui est généralement le cas
;
- le
renouvellement éventuel, par élection, des membres du conseil d’administration
;
- parfois
l’assemblée générale ordinaire élit directement le président
de l’association ;
- le
montant des cotisations.
L’assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être
convoquée par le conseil d’administration ou exceptionnellement à la demande
d’un certain nombre d’adhérents déterminé par les statuts, à n’importe quel moment de l’année.
Elle peut d’ailleurs être réunie en même temps que
l’assemblée ordinaire. Le plus souvent, il s’agit de décider de modifications
dans les statuts, voire de se prononcer sur la dissolution de l’association.
Cependant, certaines associations convoquent des assemblées générales
extraordinaires pour des situations exceptionnelles. En absence de dispositions
statutaires spécifiques, elles fonctionnent comme des assemblées générales
ordinaires.
5.2. LE
CONSEIL D’ADMINISTRATION
C’est l’instance dirigeante de l’association. C’est un lieu de réflexion, de
proposition, de décision. Les membres du conseil d’administration reçoivent une
délégation de l’assemblée générale pour gérer les affaires
courantes et le bon fonctionnement de l’association. Le conseil
d’administration rend compte de son mandat lors de l’assemblée générale
suivante.
Il est composé de membres de
l’association, généralement élus par l’assemblée générale. Tout membre du
conseil d’administration est considéré comme dirigeant de l’association et peut
voir sa responsabilité personnelle mise en cause.
Des salariés de l’association peuvent faire partie du conseil
d’administration. Toutefois, le caractère non lucratif exige, sur le plan du
droit, que les salariés ne puissent avoir une part prépondérante (exclure les
postes clés et une représentation majoritaire) à la direction de l’association.
L’usage le plus courant est leur présence à titre consultatif.
Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil d’administration se
réunit plusieurs fois par an. Son bureau prépare l’ordre du jour de la réunion.
Ce sont généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs des administrateurs.
Le rôle du conseil d’administration est avant tout
d’organiser et de veiller à l’animation des activités de l’association. Il
prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association, dans le cadre des statuts et de l’objet de l’association,
mais aussi dans la limite des
missions que lui a confié l’assemblée générale et dans le respect du budget
adopté par celle-ci.
Les compétences habituelles du conseil
d’administration sont les suivantes :
- Programmation
et suivi des activités ;
- Préparation
de l’assemblée générale, du budget annuel ;
- Embauche
et licenciement des salariés ;
- Avis
sur les admissions et les exclusions des membres.
5.3. LE
BUREAU
Le bureau est l’organe permanent de
l’association. Il peut se composer d’un président, d’un secrétaire,
d’un trésorier, éventuellement d’adjoints, élus parmi les membres du
conseil d’administration. Ces postes ne sont toutefois pas
obligatoires, la loi n’exigeant qu’un représentant légal.
Le rôle du
président ou de la présidente
o animer l’association,
coordonner les activités ;
o assurer les relations
publiques, internes et externes ;
o représenter de plein droit
l’association devant la justice ;
o diriger l’administration de
l’association : signature des contrats, embauche du personnel, représentation
de l’association pour tous les actes engageant l’association à l’égard des
tiers ;
o faire le rapport moral annuel
à l’assemblée générale.
Le rôle du vice-président ou
de la vice-présidente Il ou elle supplée au président ou à la présidente en cas
d’absence de celui-ci ou de celle-ci.
Le rôle du trésorier ou
de la trésorière Le trésorier a la responsabilité de gérer le patrimoine
financier de l’association. Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues
à l’association, encaisse les cotisations, prépare le compte de résultat et le
bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rendra compte de sa
mission.
Le rôle du secrétaire ou de la secrétaire Le secrétaire tient la
correspondance de l’association. Il est responsable des archives, établit les
procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire (modification des
statuts et changement de composition du conseil d’administration). Il peut
jouer un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association,
par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des
médias, des fournisseurs...
5.4. LA
SECTION
La section est un mode d’organisation interne à
l’association. La section n’existe pas juridiquement :
on ne dépose pas de statuts de la section à la préfecture, il n’y a pas de
publication au Journal officiel. Elle n’a donc aucune capacité en son nom
propre, sinon celle que lui accorde l’association "mère".
Ainsi, toute décision prise à
l’intérieur de la section engage l’association, et celle-ci doit
être informée de ces décisions. Dans certains cas, c’est l’association elle-
même qui approuvera les décisions de la section et qui les mettra en œuvre :
signature de contrat, ouverture de compte en banque.
6. CONDUIRE
ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE
6.1. LES
FORMALITES PRECEDANT L’ASSEMBLEE GENERALE :
Qui peut
convoquer une Assemblée Générale ?
En principe, les statuts ou le règlement intérieur précisent qui a
le pouvoir de prendre l’initiative de convoquer une assemblée.
par exemple, le
conseil d’administration, un certain nombre de membres, …
Les personnes à convoquer ?
Les statuts fixent la composition des assemblées. Ils peuvent exclurent certaines catégories de sociétaires :
Par exemple les membres honoraires,
les membres ayant adhéré depuis trop peu de temps à l’association, les membres
qui ne sont pas à jour de leurs cotisations, …
Si les statuts ne précisent rien, les assemblées générales doivent être composées de tous les
membres de l’association, c’est à dire ;
- les
membres à jour de leurs cotisations,
- les
membres dispensés d’en verser (membres honoraires),
- les
membres n’ayant pas encore versé leur cotisation et n’ayant pas encore
démissionné.
Fixation de l’ordre du jour ?
La convocation doit indiquer l’ordre du jour de la
réunion.
L’ordre du jour = ce dont il sera débattu.
La fixation de l’ordre du jour est primordiale, car le débat ne portera que sur ces seules questions lors de l’assemblée
générale.
Modalités de la convocation
?
délai
Le délai minimum légal de convocation est de 15 jours francs : on ne compte pas le jour de la présentation de
la lettre de convocation et le jour de l’assemblée générale, sinon,
la convocation serait nulle.
Ex : une assemblée générale, se
tenant le 30 septembre, doit être convoquée au plus tard le 14 septembre, les
15 jours s’écoulant du 15 au 29 septembre.
périodicité
L’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice en vue,
notamment de l’approbation des comptes annuels et du vote du budget.
C’est ce que l’on appelle une assemblée générale
ordinaire.
Lieu de la réunion
Les statuts ou un règlement intérieur fixent le lieu
de la réunion.
En général, il s’agit du siège de l’association.
Modes de convocation
Les statuts ou un règlement intérieur fixent le mode
de convocation de l’assemblée, en stipulant par exemple :
- Une
convocation individuelle, formulée verbalement ou par écrit (lettre simple
ou recommandée)
- Une
convocation collective par annonce dans la presse, ou par affichage dans les
locaux du groupement, à la mairie, etc…
Pour éviter toute
contestation, nous conseillons donc :
- de
préciser dans les statuts ou un règlement intérieur le ou les modes de
convocation des assemblées ;
- de
ne pas retenir la convocation verbale (ne permet pas d’apporter la
preuve irréfutable que tous les membres ont bien été convoqués) ;
- d’utiliser
un procédé permettant d’être sûr de respecter un délai raisonnable
entre la convocation et la tenue de l’assemblée.
Contenu de la
convocation
La convocation doit indiquer :
- le
jour,
- l’heure,
- le
lieu de l’assemblée,
- les
questions inscrites à l’ordre du jour,
- les conditions dans lesquelles les membres peuvent se
faire représenter(si prévu dans les statuts),
- les conditions dans lesquelles le rapport sur la
situation financière, de l’exercice en cours peut être consulté au siège de l’association jusqu’à la tenue de l’assemblée générale
Préalable
à la tenue de l’assemblée
- signature
de la feuille de présence
- pouvoirs
6.2. LA
TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE
le bureau
Les statuts ou un règlement
intérieur déterminent la personne chargée d’assurer la Présidence de
l’Assemblée.
En pratique, il s’agit le plus souvent du président de
l’association. Ils peuvent lui adjoindre un secrétaire de séance.
Il est d’usage que le bureau de l’assemblée soit celui
du conseil.
A défaut de précisions, toute assemblée doit élire son
Président et son bureau : c’est un moment clé de
l’assemblée, on donne le ton de ce qui va se passer par la suite.
Fonctions du président, du secrétaire :
Le président a un rôle primordial :
- il
vérifie les pouvoirs qui ont été donnés,
- il
certifie la feuille de présence,
- il
fait procéder à la nomination du secrétaire,
- il
ouvre la séance et présente les points inscrits à l’ordre du jour,
- il
dirige la discussion avant le vote d’une décision,
- il
soumet les résolutions au vote,
- il
proclame les résultats,
- il
authentifie le Procès-Verbal en le signant.
Le président doit être organisateur, agent de cohésion.
Il devra, en résumé, essayer de développer les
échanges en évitant les digressions.
Le secrétaire a également un rôle important, puisqu’il est en charge de rédiger le Procès-Verbal.
6.3. LE DEROULEMENT
DE L’ASSEMBLEE
GENERALE
L’assemblée générale se déroule généralement en
plusieurs étapes :
Présentation
de l’ordre du jour
L’assemblée doit statuer sur toutes les questions
portées à l’ordre du jour. Elle ne peut pas prendre une décision sur une
question qui n’y figurerait pas.
Il convient, donc, lors de l’ouverture de
l’assemblée générale, de présenter
l’ordre du jour définitif, qui est en fait l’ordre du jour
initial ainsi que les questions complémentaires éventuellement apportées.
Rapports moraux
et financiers
Les dirigeants présentent devant l’assemblée un compte
rendu de la gestion de l’année écoulée en s’appuyant sur le rapport d’activités, le rapport
financier, ainsi que les projets de budget pour l’année à venir.
Il n’existe aucune obligation légale quant à la forme
ou au fond de ces rapports. Mais très souvent les statuts précisent que l’assemblée générale les
approuve et les valide par un vote dont le résultat est mentionné dans le
procès- verbal de la séance. Et même si vos statuts ne le prévoient pas, il est
toujours intéressant de présenter aux adhérents le bilan de l’année de cette
façon et ainsi de leur donner l’occasion de s’exprimer.
LE RAPPORT MORAL
Ce rapport fait le bilan des objectifs passés et
introduit le débat des adhérents sur les orientations futures. C’est
un bilan « politique » qui exprime les différentes orientations proposées par
les dirigeants de l’association et soumises aux adhérents. Le président
présente souvent ce rapport qui s’attache plus à la vie de l’association dans
ses objectifs généraux, passés et à venir, qu’aux activités réalisées. Synthétique, il doit aller à l’essentiel et dégager les idées
fortes de l’année écoulée.
Plusieurs questions peuvent être
évoquées :
- la
poursuite du projet associatif dans le contexte local : un bref aperçu
économique et social pour resituer le projet (besoin de la population, mise en
place d’un nouveau service par la mairie, nouveaux financements du département,
etc.) ;
- le
climat social et la culture associative : l’ambiance au sein de l’association,
les relations avec les éventuels salariés, le nombre de bénévoles, leurs
remarques et demandes, etc. ;
- l’évocation
des nouveaux projets ;
- le
choix et l’évolution des partenaires, institutionnels, privés ou associatifs,
- les
difficultés apparues ;
- les
départs, les arrivées.
LE RAPPORT D’ACTIVITE
Ce rapport ne doit pas être long. Il s’agit de décrire les projets, les actions menées tout au long de l’année
écoulée. Celles qui ont bien marché, celles qui ont dû être
abandonnées. Au-delà de la simple description des activités réalisées, qui
reste néanmoins un bon indicateur, il faut aussi analyser leur impact. Cette
évaluation doit être faite aussi bien en termes concrets (financiers, nombre de
participants, etc.) que symboliques (articles de journaux, soutiens exprimés).
- L’analyse
permettra aux adhérents de mieux réagir aux projets.
- Par
ailleurs, elle montrera aux financeurs comment ont été utilisés les fonds reçus
et ce que la structure a produit au cours de l’année.
- Les
supports explicatifs doivent être adaptés au public et aux différentes actions
menées.
- Une
petite présentation synthétique est nécessaire mais ne négligez pas d’autres
modes de présentation complémentaires : transparents projetés avec tableaux et
graphiques - expositions photos pour donner un aperçu plus vivant des activités
témoignages…
Dans tous les cas, pensez vos supports pour qu’ils
soient le plus informatifs possible et qu’ils suscitent le
débat.
RAPPORT FINANCIER
A défaut de précision dans les
statuts, chaque membre de l’association dispose d’une voix.
Le mode de scrutin :
- vote à main levée (cas le plus fréquent),
- vote par appel nominal, bulletins de vote, etc.
A défaut de précision dans les
statuts, l’assemblée doit décider du mode de scrutin.
N’oubliez pas que l’information comptable est
illisible pour la majorité des participants. Aussi pensez à commenter le bilan
ou le budget, en insistant sur les grands équilibres, l’ordre de grandeur des
chiffres étant plus important ici que l’exactitude comptable.
Délibération
Le président donne la parole aux
différents membres de l’assemblée qui désirent exprimer leur opinion sur la
question débattue.
Quand il estime que la discussion n’apporte plus
d’élément nouveau, il décide de passer
au vote sur chaque question.
Mandats et mandataires
Quand un membre ne peut lui-même se rendre à une
assemblée générale, il peut donner un pouvoir ou un mandat à une
personne de son choix même étrangère à l’association.
Le mandat peut être écrit ou verbal.
Toutefois, en cas de nécessité de prouver
son existence, il convient d’établir un document écrit et signé du
mandant indiquant l’association concernée, le lieu et la date de la réunion.
Les règles de majorité
Qui peut voter ? Comment voter
?
les modalités du vote.
1- la loi du 1er juillet 1901
n’impose aucun quorum (c’est à dire aucun nombre minimum de membres
présents ou représentés) pour que l’assemblée puisse délibérer.
2- les statuts ou un règlement
intérieur fixent le nombre de voix reconnues à chaque membre ; ils
peuvent ainsi accorder des voix supplémentaires à certaines catégories
d’adhérents.
Elles sont au nombre de 4 :
- la majorité simple (ou relative). Les votes favorables
devant être plus nombreux que les votes défavorables ;
- la majorité absolue (la moitié des voix plus une) ;
- une majorité qualifiée (2/3, 3/4, etc.) ;
- l’unanimité.
La clôture de l’assemblée générale
Une fois tous les points de l’ordre du jour épuisé, le
président de l’assemblée lève la séance.
6.4. LE
PROCES VERBAL
À la fin de l’assemblée générale, l’établissement d’un
procès-verbal est vivement conseillé, même s’il n’est pas obligatoire (sauf
pour les associations soumises à des conditions particulières) de le rédiger et
de le conserver. Mais cela apparaîtrait fort utile pour éviter toute
contestation par la suite. Ce compte rendu de la réunion sera d’autant plus
facile à rédiger que des notes auront été prises au cours de la réunion. À
partir de cette prise de note, le secrétaire élabore un procès-verbal qu’il
soumet au président. Tous deux doivent le signer conjointement.
FORME
Nous conseillons d’établir un procès-verbal et de la
conserver de façon systématique pour pouvoir apporter la preuve de la régularité des
délibérations de l’assemblée et de l’adoption des résolutions qui seraient
éventuellement contestées.
7. LES
REGISTRES OBLIGATOIRES
7.1. DROIT
DU TRAVAIL
7.1.1. REGISTRE
UNIQUE DU PERSONNEL
Il doit être tenu par les associations qui emploient du
personnel salarié.
Sont portés de manière indélébile dans ce registre tous les salariés dans l’ordre chronologique de leur embauche.
Pour chaque salarié sont consignées, notamment, les informations suivantes : la
nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date
d’entrée (et, le cas échéant, de sortie), la date d’autorisation d’embauche ou
de licenciement (ou d’autorisation de licenciement).
Pour servir pleinement de preuve, le
procès-verbal doit être établi avec une grande rigueur formelle, sans blancs ni
ratures, sur des feuillets ou un registre numérotés et conservés au siège de
l’association.
CONTENU CF ANNEXE
Ils doivent préciser :
- la
dénomination de l’association,
- la
date et le lieu de l’assemblée,
- le
mode de convocation et son auteur,
- les
membres présents et représentés,
- les
autres personnes assistant éventuellement à la réunion,
- l’éventuel
quorum,
- les
documents et rapports éventuellement mis à la disposition des membres,
- l’ordre
du jour de la réunion,
- le
texte des délibérations mises aux voix,
- le
résultat des votes délibération par délibération.
Ce registre est tenu au siège
de l’association (si l’association a des établissements, chacun
d’entre eux doit tenir un registre du personnel).
Il est conservé pendant cinq ans à compter de
la date de départ des salariés.
7.1.2. DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES
PROFESSIONNELS
Issue du décret de novembre 2001, applicable depuis
novembre 2002, le Document unique constitue un inventaire détaillé des
risques liés à chaque poste de travail de l’établissement : choix
des procédés de fabrication, des matériels et équipements de travail, produits,
aménagement des locaux, etc…
Ce document doit :
- Être
mis à jour au moins une fois par an et systématiquement
révisé à l’occasion de chaque événement modifiant les conditions d’hygiène et
de sécurité ou les conditions de travail.
- Être
tenu à la disposition du CHSCT, des délégués du personnel ou,
à défaut, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur santé.
- Il
doit également être tenu à la disposition des inspecteurs du travail ou des
agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Il s’agit ainsi d’assurer la « traçabilité » des
résultats de l’évaluation des risques que
l’employeur est dans l’obligation de
mener, sous peine de sanctions pénales.
Il n’existe pas de format imposé pour sa réalisation.
Vous trouverez en annexe un modèle.
SANCTIONS
- Contravention
de 1500 € pour l’absence de réalisation du Document Unique.
- Délit d’entrave à l’action de l’inspecteur du travail,
puni d’une amende de 450 €.
- La responsabilité du président en cas d’accident du travail et la
faute inexcusable peuvent être retenues. Les peines d’emprisonnement
et les conséquences financières (responsabilité sur les biens propres du chef
d’entreprise) risquent alors d’être extrêmement importantes.
7.2. COMPTABILITE
Toute association soumise au plan comptable doit
obligatoirement tenir un livre-journal, un grand livre et un livre inventaire. Pour les autres associations, la
tenue de ces documents est donc facultative, bien que fortement recommandée.
7.2.1. LIVRE
JOURNAL
Il enregistre chronologiquement
pour chaque recette et chaque dépense, sa date, son libellé, son
montant et la référence de la pièce justificative qui s’y rattache. Pour les
associations qui tiennent une comptabilité en partie double (par opposition à
la comptabilité en partie simple ou recette - dépense), plusieurs types de
journaux sont tenus : journal des achats, journal des ventes, journal de
banque, journal de caisse, journal des opérations diverses (OD).
7.2.2. GRAND
LIVRE
Il centralise les opérations du
livre-journal (ou des différents journaux) par opérations de même
nature dans chacun des comptes prévus par le plan comptable des associations et
fondations.
7.2.3. LIVRE
D’INVENTAIRE
Il regroupe les comptes annuels c’est-à-dire
le compte de résultat, le bilan et l’annexe ainsi que les données d’inventaire.
7.2.4. LE
PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF
Depuis 2000, la tenue des comptes d’une association
selon le Plan Comptable Associatif est Obligatoire. Cette démarche a la
particularité, d’imposer :
- la
valorisation financière du bénévolat
- la valorisation des dons et mises à disposition en nature.
La tenue d’un registre du bénévolat est donc
conseillée.
7.3. JURIDIQUE
7.3.1. REGISTRE
SPECIAL
Toute association simplement déclarée ou reconnue
d’utilité publique, quelle que soit son objet ou sa activité, a l’obligation de
tenir un « registre spécial ».
FORME
Le législateur emploie l’expression « registre » : on
peut en conclure qu’il s’agit bien d’un registre au sens matériel du terme,
c’est-à-dire d’un document contenant des feuillets blancs reliés
de façon indissociable. Idéalement, le registre comporte une pagination.
Comme l’écrit M. Robert Brichet, « ce registre peut être un simple cahier ». En
tout cas, il ne semble pas possible à une association d’utiliser comme
« registre spécial » des feuilles mobiles et
indépendantes même enliassées par la suite dans un classeur ou dans tout autre
système de reliure mécanique.
Ce registre spécial doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à
représenter l’association. C’est donc généralement au président de
l’association qu’incombe cette formalité.
TENUE
Le registre spécial doit être tenu au siège de l’association. Les mentions qui y sont
portées doivent l’être de façon chronologique et sans aucun
blanc. Il faut ajouter que pour conserver à ce registre sa valeur
probante, il convient d’éviter toute rature et toute surcharge.
La tenue d’un véritable registre rend impossible l’utilisation de
l’informatique ; cette conséquence résulte également de l’emploi du terme
« inscription » qui laisse à penser qu les mentions
doivent être manuscrites.
La pratique utilise parfois le
procédé qui consiste à saisir d’abord le texte sur informatique puis à coller
l’édition « papier » sur le registre lui-même. Aucun texte, aucune réponse
ministérielle ni aucune décision judiciaire n’a, à notre connaissance, interdit
ce procédé. Signalons toutefois qu’en matière de sociétés ce procédé (en fait
son équivalent dactylographié de l’époque) a été condamné. Il convient donc de
se méfier d’une telle pratique d’autant que le contenu de ce registre la rend
le plus souvent inutile.
CONTENU
En effet, et contrairement à ce que croient et font de
nombreux dirigeants d’associations, il n’est aucunement obligatoire de
transcrire sur le registre spécial les délibérations intégrales des organes de
direction (bureau, comité, conseil d’administration) et des assemblées
générales, ni systématiquement toutes les délibérations. Seuls sont à transcrire les changements survenus dans l’administration ou la
direction de l’association et les modifications apportées aux statuts. Concrètement,
il suffit donc de porter dans le registre spécial la mention selon laquelle,
aux termes de la réunion du conseil d’administration en date du
…Monsieur X a été nommé président en remplacement de
Monsieur Y, ou celle indiquent qu’a la suite du vote de l’assemblée générale du
…, la rédaction de l’article n°…des statut à été modifiée. Ces mentions
tiennent en quelques lignes seulement.
Doivent également être portés sur le registre spécial
: la fondation de nouveaux établissements, le changement d’adresse
du siège social, l’achat et la vente d’immeubles de l’association, l’adhésion
de nouvelles associations au sein d’une union d’associations.
Outre le fait que la reproduction de l’intégralité des
procès-verbaux n’est pas obligatoire, celle-ci ne nous paraît pas opportune. En
effet, ce registre peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’autorité
administrative ou judiciaire.
Dès lors, même si
l’association n’a rien à cacher, pourquoi soumettre à un contrôle éventuel des
informations et des décisions qui n’ont pas à l’être et qui peuvent être
complètement étrangères au changement de dirigeants ou à la modification des
statuts (approbation des comptes par exemple). Contrôle et liberté
d’association ne font pas bon ménage : pourquoi étendre volontairement le
premier au détriment de la seconde ?
Notons enfin que doivent être mentionnées
obligatoirement dans ce registre spécial, au regard des modifications
transcrites, les dates des récépissés délivrés par les préfectures ou
sous-préfectures à la suite des déclarations desdites modifications. Rappelons à cet égard que le
législateur impose aux associations de déclarer à la préfecture ou
sous-préfecture, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur
administration ou direction ainsi que toutes les modifications apportées à
leurs statuts.
RÔLE
Ce registre spécial a essentiellement pour rôle de permettre un contrôle des autorités administratives ou judiciaires
sur les principales modifications concernant le fonctionnement de
l’association. Il doit être présenté aux autorités administratives ou
judiciaires chaque fois qu’elles en font la demande, et cette présentation
s’effectue sans déplacement, au siège social.
On remarquera que la tenue du registre spécial fait
double emploi avec les déclarations modificatives à la préfecture ou
sous-préfecture puisque les mentions transcrites et les mentions déclarées sont
les mêmes. Le contrôle pourrait donc s’exercer uniquement sur les déclarations
modificatives. Deux précautions valent mieux qu’une mais les contrôles de
registres sont, pour l’instant, relativement rares.
Par ailleurs, la tenue du registre spécial peut constituer une mesure de publicité interne. Le
sociétaire fera ainsi l’économie d’une démarche à la préfecture ou sous- préfecture
en consultant le registre spécial de son association. Encore faudra-t-il que
les dirigeants veuillent bien lui en donner une copie.
SANCTIONS
L’inobservation des obligations concernant le registre
spécial peut donner lieu a trois types de sanctions : civiles,
pénales et administratives.
Sanctions civiles :
La dissolution peut être prononcée
à le requête de tout intéressé ou du ministère public pour défaut de consignation des changements et modifications sur
le registre spécial. Il s’agit ici d’une dissolution judiciaire
facultative. C’est là la seule sanction civile prévue par les textes.
En conséquence, l’absence de registre, l’absence de
cotation ou de paraphe ou la non-reproduction d’un procès verbal sur le
registre ne saurait entraîner la nullité de la délibération prise par un
conseil d’administration ou par une assemblée.
Sanctions pénales :
Sont punies d’une amende de 1500 €, doublée en cas de
récidive, l’absence de registre spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète et
sa non-production aux autorités administratives et judiciaires. L’infraction
étant une contravention de police, la bonne foi de l’auteur est indifférente.
Sanctions administratives :
Le non - -respect des obligations relatives au
registre spécial peut justifier la suppression de la subvention accordée par
les pouvoirs publics ou son non – renouvellement. La tenue du registre spécial
permet d’exercer un contrôle sur le bon fonctionnement de l’association,
contrôle d’autant plus important lorsque celle-ci reçoit des fonds publics. Si
ce contrôle ne peut plus s’exercer, les pouvoirs publics peuvent alors retirer
leur appui financier.
7.3.2. REGISTRE
DES DELIBERATIONS
Ce document, à l’instar des
registres uniques du personnel et du registre spécial n’est pas obligatoire.
Néanmoins, il est recommandé aux associations de
tenir un registre sur lequel elles consigneront les délibérations de leurs
divers organes collégiaux. Mais même si la tenue de cet outil n’est
pas encadrée légalement, elle garantit une gestion saine
et transparente de l’association.
FORME
Comme il n’existe aucune obligation
légale, les associations peuvent donc utiliser le support matériel
de leur choix : véritable registre mais aussi, de façon plus pratique, un
classeur à feuilles mobiles dans lequel sont insérées et numérotées les
éditions informatiques des procès-verbaux. Il est possible également de
reproduire par photocopie sur les feuilles mobiles déjà paginées du registre
les procès-verbaux saisis sur informatique. Pour conférer à ce registre une
valeur probante, il convient qu’il soit coté et paraphé, comme le
registre spécial, par la personne habilitée à représenter l’association, le
plus souvent son président.
TENUE
On ne saurait trop conseiller aux dirigeants
d’associations d’adopter, pour la tenue du registre des
délibérations, les mêmes règles que celles imposées par la tenue du registre
spécial : la valeur probante de ce registre en sera renforcée.
A quoi servirait-il de tenir un registre facultatif ne
pouvant jouer aucun rôle en cas de contestation interne ou judiciaire ?
Ce registre doit donc être tenu au
siège de l’association. Les délibérations qui y sont reproduites
doivent l’être de façon chronologique, sans aucun
blanc, sans rature ni surcharge.
CONTENU
Seront consignées sur ce registre, sous forme de procès – verbaux, toutes les délibérations des
assemblées générales et il sera prudent d’y mentionner le jour,
l’heure et le lieu de la réunion, les noms et prénoms des membres du bureau de
l’assemblée, les questions soumises au vote et le résultat obtenu pour chacune
d’elles. Le procès-verbal sera signé par le président et un
membre du bureau faisant office de secrétaire pour attester de l’exactitude des mentions portées.
Si les sociétaires sont peu nombreux, il conviendra
d’énumérer directement sur le procès-verbal les présents, les représentés et
absents, avec le nombre de voix possédé par chacun d’eux. Dans le cas
contraire, il est souhaitable d’utiliser une feuille de présence qui sera
annexée au procès-verbal.
Il faut conseiller aux associations
de faire même pour les comptes rendus des réunions de leurs organes de
direction : bureau, comité, conseil d’administration. Elles peuvent le faire
sur le même registre dès lors que ce dernier est tenu à jour de façon
chronologique. Il n’est ni utile ni souhaitable d’ouvrir par exemple un
registre des délibérations pour le conseil d’administration et un autre pour
les assemblées générales : temps et argent sont ainsi économisés sans dommage
juridique.
RÔLE
Le registre des délibérations est certes facultatif
mais il rend de tels services et peut être amené à jouer un rôle si déterminant
en cas de litige qu’il est indispensable.
Ce registre constitue d’une part la mémoire de l’association ; c’est son fonctionnement,
son évolution, sa vie qui sont ainsi retracés page par page. Les sociétaires
peuvent éventuellement en prendre communication et même copie, à leurs frais :
il est souhaitable que ce droit leur soit reconnu dans les statuts ou dans le
règlement intérieur.
Ce registre constitue d’autre part un moyen de preuve fondamental. Un sociétaire
conteste-t-il le régularité formelle de telle ou telle décision de l’assemblée
ou du conseil ? Le registre peut lui être opposé et fera foi jusqu’à preuve du
contraire. Il arrive de plus en plus fréquemment que les décisions des
assemblées générales ou des organes de direction soient attaquées en justice.
Comment l’association pourra-t-elle se défendre si elle ne présente pas aux
juges la preuve matérielle de la réalité de la réunion litigieuse et de sa
régularité formelle ?
SANCTIONS
Ce registre n’étant pas imposé par la loi, aucune sanction n’est envisageable. Il existe cependant
une sanction importante qui résulte de l’impossibilité pour
l’association de prouver la régularité d’une réunion du conseil ou de l’assemblée
générale en cas de litige judiciaire.
Un minimum de formalisme assure donc à la fois
sécurité juridique pour l’association et tranquillité d’esprit pour les
dirigeants.
7.4. FICHIER
DES ADHERENTS
Toute association ayant un nombre quelque peu
important de membres peut avoir recours à des traitements informatisés pour
gérer les adhésions, ses cotisations ou les dons de ses membres. La
constitution bet l’utilisation d’un fichier informatique comportant des
informations nominatives sont réglementées.
7.4.1. INFORMATIQUE
OU PAPIER ?
Un registre des adhérents sous la forme d’un simple
cahier peut suffire à lister les noms des adhérents. Mais il sera toujours
beaucoup plus lourd à utiliser qu’un fichier qu’un fichier informatique de type
tableur, base de données ou service Internet. En effet, la souplesse du
traitement informatique vous permettra d’effectuer plus aisément les mises à
jour et corrections (changements d’adresse ou de téléphone…)
Surtout, elle permet d’automatiser un
certain nombre d’opérations : tri et classement, consultation
simplifiée, édition d’étiquettes pour le courrier, envoi automatisé de
courriers électroniques pour certains systèmes, etc. Si vous
vous limitez à une ou deux convocations par an et que vous êtes peu nombreux,
il peut être préférable d’adopter une formule papier, avec inscription
manuscrite des noms, car vous n’aurez pas à effectuer de déclaration à la CNIL.
7.4.2. FICHIERS
INFORMATISES : LA DECLARATION S’IMPOSE
De manière générale, tout fichier informatique,
contenant des informations normatives, permettant l’identification de personnes
physiques (la simple consignation du nom, du prénom et de l’adresse des
personnes est considérée comme suffisante) – y compris l’enregistrement d’un
fichier dans un logiciel de messagerie – doit être déclaré auprès de la
Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Cette déclaration consiste à préciser les conditions
d’utilisation du fichier (finalité, type d’informations, personnes y ayant
accès, durée de conservation, etc.) afin d’éviter les atteintes à la vie privée
ou aux libertés.
Les associations doivent donc effectuer une
déclaration auprès de la CNIL pour leurs fichiers d’adhérents informatisés. Un
formulaire de déclaration simplifiée, CERFA n°99001, est à leur disposition.
Vous pouvez le retirer gratuitement auprès de la CNIL (21 rue Saint-Guillaume
75340 Paris Cedex 07, Tél. : 01 53 73 22 22, Fax : 01 53 73 22 00) et le
retourner en recommandé avec accusé de réception ou effectuer une déclaration
en ligne sur www.cnil.fr.
C’est seulement à partir de la réception d’un
récépissé de la CNIL que vous pourrez mettre en œuvre votre fichier d’adhérents.
Par ailleurs, vous êtes tenus d’informer les personnes figurant dans ce fichier
de leur droit à consulter et à corriger les informations les concernant.
Nouveauté ! Depuis mai 2004
La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique,
fichiers et libertés" est en cours de modification devant le Parlement.
Dans un souci de simplification administrative, ce
nouveau texte permettra à la CNIL de dispenser de déclaration les
fichiers les plus courants et qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à
la vie privée ou aux libertés. Il ne fait pas de doute que des
traitements aussi courants et standardisés que ceux permettant la gestion des
opérations de paie auront vocation à bénéficier d’une telle dispense.
Dans l’attente de l’adoption définitive de ce texte,
la Commission nationale de l’informatique et des libertés a décidé, lors de sa
séance plénière du 27 mai 2004, la suspension de l’obligation d’adresser à la
CNIL une déclaration de conformité à la norme simplifiée n° 28 ou n° 36
concernant, respectivement pour le secteur privé et le secteur public :
- la
gestion de la paie,
- la
gestion des déclarations sociales et fiscales obligatoires,
- ainsi
que la tenue informatisée des registres obligatoires (registre unique du
personnel notamment).
Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect de
l’une de ces deux normes ne nécessitent plus d’adresser préalablement à la CNIL
une déclaration (ou une télédéclaration) de conformité.
Bien entendu, la CNIL n’engagera, à compter de cette
date, aucune action à l’encontre des responsables de fichiers de paie
respectant les normes n°28 ou 36 du simple fait de leur non- déclaration.
Ce premier pas vers la suppression de certaines
formalités déclaratives auprès de la CNIL ne remet nullement en cause les
garanties existantes pour les salariés et les agents publics concernés : l’ensemble des droits de ces employés (droit
d’opposition, d’accès et de rectification) et des autres obligations des
responsables de fichiers (respect de la finalité du fichier, information des
employés, confidentialité des données, conservation limitée des données, etc.) restent pleinement applicables.
Qui gère le fichier ?
C’est la personne qui signe le formulaire de
déclaration
qui est juridiquement responsable du fichier. Il s’agit généralement du président
de l’association, mais il peut tout à fait désigner d’autres personnes,
salariés, bénévoles ou même une commission spéciale, pour administrer
concrètement le fichier. Dans ce cas, cela doit être notifié dans la déclaration.
Prenez garde également à ce que vos statuts autorisent bien cette
délégation de gestion des adhérents.
Le responsable doit, dans tous les cas, s’assurer que
le traitement informatique respecte les dispositions légales : le fichier ne
doit pas servir à autre chose qu’à l’administration des membres, la collecte
d’informations doit s’accompagner d’une bonne information des personnes, les
informations ne doivent pas être communiquées à des personnes non autorisées,
le délai de conservation des données doit être respecté. Par ailleurs, les
différents responsables doivent avoir le souci d’effectuer une mise à jour
régulière du fichier.
v Le fichier des adhérents
peut-il être cédé, loué ou échangé à des fins commerciales ?
La loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à
l’informatique, aux fichiers et aux libertés n’interdit pas de le faire. Mais
il faut au préalable en avoir averti les adhérents qui
doivent pouvoir être en mesure de s’y opposer avant toute cession,
location ou échange, par exemple au moyen d’une case à cocher figurant sur le
bulletin d’adhésion (voir page suivante).
7.4.3. PRESENTATION
DU FICHIER
Ce qu’il faut y mettre : exemple de
fichier :
Adresse
Téléphone
E-mail
Fonction
Bénévole
Activités
Cotisations
2004
7.4.4.
LA COLLECTE DES INFORMATIONS
Le plus souvent, la collecte des informations se fait
au moment de l’adhésion ou à l’occasion de l’envoi d’un questionnaire aux membres. Sachez que l’adhérent est en droit de demander à l’association de
lui communiquer toutes les informations du fichier le concernant. Ce
droit lui permet de vérifier les informations enregistrées et, le cas échéant,
de faire rectifier les informations erronées. Vous devez informer les personnes
dont les coordonnées vont être enregistrées, de l’existence du fichier, de
l’usage qui en sera fait et du lieu où s’exerce le droit d’accès et de
rectification. Une mention sur le bulletin d’adhésion ou le questionnaire est
alors nécessaire.
Exemple de mention
d’information
« Les informations
recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l’objet d’un
traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En
application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un
droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous
souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous
concernant, veuillez vous adresser à …. (Indiquer le service). Vos coordonnées
pourront être cédées à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez
pas, veuillez cocher la case ci-contre ».
Un des atouts de l’informatisation est de pouvoir
créer des catégories utiles non seulement pour contacter les membres de manière
sélective (on ne convoque pas les mêmes personnes à une AG ou à la réunion
d’une commission spécifique) mais aussi pour réaliser des statistiques ou des
listes thématiques. Vous pouvez aussi définir des catégories pour repérer par
exemple les bénévoles actifs, ceux qui ont un véhicule, etc. à joindre en cas
de mobilisation des bonnes volontés. Si vous avez différents statuts de membres
au sein de l’association c’est aussi l’occasion de les lister.
Distinguer les différentes activités
de l’association auxquelles participe chacun des adhérents permet aussi
d’analyser leur succès et d’envoyer des informations spécifiques à chaque
activité et aux intérêts de chaque membre ou de donner à chaque responsable
d’activité les contacts des personnes intéressées.
Le paiement ou non de la cotisation est une
information importante et bien utile au moment des relances ou des problèmes de
trésorerie.
ATTENTION !
Votre fichier d’adhérent ne doit pas, en principe, comporter
d’informations sensibles, c’est-à-dire susceptibles de faire apparaître,
directement ou indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques,
philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs des
personnes (article 31
de la loi du 6 janvier 1978). De telles données ne peuvent en effet être
recueillies que si elles sont justifiées au regard de l’objet statutaire de
l’association et avec l’accord exprès (c’est-à-dire écrit) des personnes
concernées.
En règle générale, le fichier des adhérents ne peut
pas non plus contenir d’informations concernant les infractions, condamnations
ou mesures de sûreté (article 30 de la loi), ni d’informations relatives à la
santé des personnes concernées, ou aux difficultés sociales et économiques des
personnes ni le numéro de Sécurité sociale des personnes (article 18 de la loi).
Classement et
archivage des documents
Pendant toute la durée de vie de l’association
o les statuts, les
statuts modifiés, le règlement intérieur (s’il existe).
o les
coordonnées des membres du conseil d’administration.
o l’extrait du Journal Officiel dans
lequel a été publié la déclaration de constitution.
o le registre spécial dont
la tenue est obligatoire pour la transcription des modifications statutaires,
ainsi que les changements dans l’administration de l’association.
o tous les récépissés de
déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque
dépôt.
o le registre des
procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil
d’administration ou du bureau, s’il existe.
o les baux,
les factures de travaux ou réparations importantes.
Pendant dix ans
Article 16 (loi n°
89-353, art. 2-11) "... les documents comptables et les pièces
justificatives sont conservés pendant 10 ans..."
o si l’association réalise des opérations de nature commerciale de façon régulière ou
non, ou emploie du personnel, l’administration peut alors
vérifier sa comptabilité dans les mêmes conditions que s’il s’agissait d’une
société commerciale.
Le droit commercial impose l’obligation de
conservation pendant dix ans des livres de commerce (livre-journal,
livre des inventaires), du livre du personnel dont les tenues sont
obligatoires (art. L 143-5 du code du travail), ainsi que toutes pièces
justificatives.
o si l’association a effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction
d’un local, équipement sportif..., elle devra conserver les factures des
travaux afin de pouvoir revendiquer la garantie décennale auprès
de l’architecte, de l’entrepreneur et de toute personne liée au maître d’œuvre
(art. 1792 et 2270 du code civil et loi n° 78-12 du 4 janvier 1978) ;
o l’association devra garder
les quittances de gaz et d’électricité.
Pendant six ans
Délai de six ans pendant lequel les services fiscaux
ont un droit de communication (art. 2002 bis du code général des impôts et
livre des procédures fiscales - LPF. art.
82) :
o toutes les pièces comptables et
déclarations faites à l’occasion des activités de
l’association soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis d’imposition, les
feuilles d’impôts locaux ;
o souches de
billetterie, factures de l’imprimerie.
A noter qu’en cas de crédit de TVA (TVA pouvant être
remboursée par l’Etat), les services fiscaux peuvent vérifier les exercices
comptables depuis l’origine du crédit, qui peut être supérieure à six ans.
Pendant cinq ans
o les quittances de loyer.
Pendant trois ans
o les souches de chéquiers,
bancaires et postaux
8. QUESTIONS
DIVERSES
8.1. ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE
DISTINCTION
Adhésion et cotisation désignent en général la même
chose. L’adhésion et la cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte
unique.
Il n’en a pas toujours été ainsi. L’adhésion désignait un acte sans limitation de durée. On
adhérait, souvent par un droit d’entrée, à une association, jusqu’au moment où
l’on en repartait. On payait tous les ans sa cotisation pour
financer l’association.
Actuellement l’usage est de renouveler
son adhésion tous les ans, par le paiement de la cotisation.
La cotisation constitue une source de financement pour
l’association et sert à matérialiser l’acte d’adhésion.
Toute association peut demander à ses membres le
versement d’une cotisation. La cotisation est obligatoire si cela est précisé
dans les statuts.
Il existe des associations qui n’exigent pas de
cotiser, ce qui est tout à fait possible. Il faudra quand même prévoir de
fournir une carte d’adhérent à tous ceux qui sont membres de l’association,
pour matérialiser le contrat qui les lie les uns aux autres, et prévoir un
fichier des adhérents tenu à jour.
Le montant de la cotisation peut varier en fonction du
type de membre : actif, de droit, bienfaiteur... Son prix est généralement fixé
lors de l’assemblée générale. Dans le prix de cette cotisation sont souvent
inclues les publications de l’association ou de la fédération s’il y a lieu, et
l’assurance pour les activités. Il est bon d’en informer les adhérents. Dans le
milieu sportif, la cotisation s’appelle licence et comprend également une
affiliation à la fédération ; elle permet l’accès aux compétitions (à la
condition de présenter également un certificat médical).
8.2. TOUT LE
MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT ?
La liberté d’association est un principe
constitutionnel. Cela
implique nécessairement le droit pour chacun d’adhérer ou non à une
association. Mais en contrepartie, cela donne la possibilité pour toute
association de choisir ses adhérents.
Liberté d’adhésion Chacun est libre de choisir son
association et on ne peut forcer quiconque à adhérer à une association. Par
exemple, un lycéen ne peut pas être obligé d’adhérer au foyer socio-éducatif.
L’adhésion
Le nouveau membre peut signer une carte d’adhérent ou
remplir un bulletin d’adhésion, dans lequel il sollicite son admission à
l’association et s’engage à respecter les stipulations des statuts et du
règlement intérieur, s’il existe. Ces documents doivent être portés à la
connaissance de l’adhérent. Il peut à tout moment cesser d’être adhérent en
signifiant sa démission, mais il devra solder sa situation vis à vis de
l’association.
Liberté pour l’association de choisir ses membres L’admission de nouveaux membres est
habituellement prévue par les statuts. Il n’y a aucune règle précise définissant
les conditions à remplir pour être admis. Par ailleurs, l’association étant un
contrat, l’accord des associés est souvent nécessaire, celui-ci est
généralement donné par le conseil d’administration ou le bureau conformément
aux dispositions statutaires s’il y en a. Les statuts peuvent prévoir plusieurs
catégories de membres aux droits et obligations différents.
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