RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
DU COMITÉ
DES ŒUVRES SOCIALES
DU
PERSONNEL DE LA VILLE DE
ST.QUENTIN
ET DES COLLECTIVITÉS
AFFILIÉES
DU MERCREDI
2 MAI 2012
PROCÈS VERBAL
Les membres du Conseil
d’Administration du Comité des Œuvres Sociales se sont réunis le mercredi 2 mai
2012 à 9h00 dans la salle René Baube au 2ème étage du Palais de
Fervaques.
Étaient
présents :
|
M. Patrick
GRIS
|
Président
|
|
M.
Dominique GAYRAUD
|
Vice-président
|
|
Mlle Sylvie
CARPENTIER
|
Trésorière
|
|
M.
Jean-Marie PAYEN
|
Trésorier
adjoint
|
|
Mme Marianne
VERPLANCKE-K
|
Secrétaire
|
|
M. Laurent
PIPART
|
Secrétaire adjoint
|
|
Mme
Gwénaëlle VILAIN
|
Archiviste
|
|
Mme Monique BONON
|
Membre du conseil d’administration
|
|
M. Michel DEAL
|
"
|
|
Mme
Georgette STRUVE
|
"
|
Absents excusés
ayant donné un pouvoir
: Aucun.
Absents
excusés n’ayant pas donné de pouvoir :
M. Bruno BOCQUET.
Absents
non excusés et donc sans pouvoir :
M. Angélo MENDES, M. Nicolas HUGET, Mme Sylvaine GAGNEUR, M. Yannick LAMBERT,
Mme Séverine SAUNIER, M. Serge CASIER, Mme Séverine IDÉE, M. Ludovic LAGRANGE
et M. Gérard ERVET.
Membres
consultatifs présents
: M. Laurent GOFFART, représentant le Maire, le Président de la Communauté
d’Agglomération et le Directeur Général des services des collectivités. M.
Hugues RIFFLART, Commissaire aux comptes représentant BDFL et Mme Catherine
RUBI pour la Fiduciaire DUSOL.
Membres
consultatifs excusés :
Les représentants du C.C.A.S. et du S.I.A.D.
ORDRE DU JOUR
·
Approbation
procès-verbal Conseil d’Administration.
·
Approbation
des bilans financiers de l’année 2011.
·
Fêtes
de fin d’année (arbre de Noël).
La séance débute à 9h15
Le Président ouvre la séance, remercie
M. RIFFLART et Mme RUBI pour leur présence et constate qu’aucun représentant
F.A FPT et CGT n’est présent bien qu’aucune excuse n’ai été enregistrée hormis
celle d’un représentant F.O.
Œ Approbation procès-verbal
Conseil d’Administration :
Le Président rappelle que tous les
administrateurs ont reçu ce PV et s’enquiert d’éventuelles remarques.
Le Vice-président rappelle, à
l’attention de M. RIFFLART et de Mme RUBI qu’un nouveau matériel
d’enregistrement a été mis en place et que les procès-verbaux qui sont rédigés
sont envoyés aux membres du conseil d’administration pour information et pour
éventuelles modifications.
Le Président approuve et confirme la
fiabilité de ce matériel.
Le Président fait également observer
que les noms des administrateurs ne figurent jamais sur ces procès-verbaux, seules
les appartenances syndicales des intervenants sont mentionnées.
Le Président constatant qu’aucune
remarque n’est formulée propose de passer au vote.
Le procès-verbal est approuvé
à l’unanimité.
Approbations des bilans financiers de
l’année 2011
:
Le Vice-président intervient pour
distribuer un document rectifié suite à l’intervention du Commissaire aux
comptes et précise que cette correction n’affecte pas le résultat (2ème
feuille intitulée « Frais de fonctionnement 2011 », écart 2011 pour
« Matériel et Informatique/mobilier : 1 225.55 € et non 0 €
comme indiqué)
Le Président estime que cette
modification, infime et sans incidence, ne justifie pas un nouveau tirage par
le Comité, ce qui s’avérerait onéreux et suggère que la Trésorière communique
l’information le jour de l’assemblée générale.
La Trésorière détaille le rapport financier
pour l’exercice 2011 :
§
Budgété
en dépenses comme en recettes pour 609 114.00 €
§
Réalisé
en dépenses 632 123.50 €, soit une différence de 23 009.50 € en
dépenses.
§
Réalisé
en recettes 607 665.99 € soit une différence de – 1 448.01 €.
[ Ce
qui fait un déficit pour l’exercice 2011 de – 24 457.51 €.
§
Ce
qui a fortement augmenté, ce sont les frais de fonctionnement (113 746.24
€ en 2010 et 126 904.50 € pour l’année 2011, soit 13 158.26 €
d’augmentation)
[ Il
faut tenir compte des frais d’élections : 13 388.75 € (ce qui
correspond à la différence avec les frais de fonctionnement de 2010)
Le
Président et le Vice-président expliquent qu’à ces frais d’élections, il faut
rajouter la somme totale de 1 500 € qui est attribuée au prorata des voix
obtenues pour chaque syndicat.
La
Trésorière indique que cette somme de 13 388.75 € englobe tout ce qui est
frais d’encartages, d’envois et de photocopies, ce qui n’est pas négligeable
sachant que pour ces élections, tout s’est fait au C.O.S (plus de 6 700 €
de frais juste pour les photocopies) pour les quatre listes en lice.
Le
Président intervient et rappelle que cette dépense à caractère exceptionnelle a
déjà été portée à la connaissance du conseil d’administration et qu’aucun
représentant des listes qui siègent à ce conseil n’a contesté.
Le Président signale que les frais
d’avocat sont eux aussi inclus dans les frais de fonctionnement détaillés par
la Trésorière.
La Trésorière explique que les charges
inhérentes aux frais et provisions d’avocats s’élèvent à 2 316.10 €
auxquels s’ajoutent 2 000 € de frais d’indemnités qui ont été versés par
le C.O.S.
Le Président, qui rappelle que c’est
le Comité qui a été assigné au tribunal par la CGT, précise que ces 2 000
€ ont été versés, à titre personnel comme indemnités à Messieurs DELANNOY et
BRIN, afin qu’il n’y ait pas confusion avec les frais d’avocat et qu’en outre, le
C.O.S a perdu sur la forme, et non sur le fond puisque le Comité à radié ces
deux adhérents alors qu’il aurait dû leur laisser la possibilité de se faire
défendre, comme l’exige la loi.
Le Président explique que c’est la
raison pour laquelle le conseil d’administration a de nouveau convoqué, dans la
forme, en respectant un caractère légal, les deux intéressés en leur donnant
tous les éléments et la possibilité de se faire défendre par la personne de
leur choix devant ce conseil, réuni pour l’occasion en conseil de discipline, que
ces deux adhérents ne se sont pas présentés et qu’à l’issue des délibérations
leur exclusion a été prononcée.
Le Vice-président déclare que le COS
aurait préféré une solution à l’amiable en proposant des solutions adaptées
pour le remboursement des sommes dues au Comité, ce qui n’a pas été le cas et
c’est fort regrettable.
La Trésorière reprend le détail des
frais de fonctionnement et mentionne une petite baisse pour les frais de
personnel, en l’occurrence 35 581.62 € en 2010 et 30 454.26 € pour
l’année 2011, ce qui se justifie par l’emploi, durant trois mois, en 2010, de
deux employés, le temps que la secrétaire forme son successeur, le secrétaire
actuel. Quant aux frais de personnel mis à disposition (administrateurs), ils
s’élèvent à 17 721 € contre 16 858.73 € en 2010 ce qui s’explique en
partie par un besoin plus important au moment des élections et par une
billetterie bien plus conséquente à gérer.
La Trésorière fait observer que cette
augmentation en volume de billetterie implique un surcroît de travail pour la
comptable, présente tous les mardis et vendredi matin, au niveau des mouvements
et de la gestion des stocks. Cet accroissement de travail est également
ressenti par le secrétaire et les permanenciers eux aussi en charge de cette
billetterie.
Mme RUBI explique que la gestion
comptable, en analytique, se fait ligne par ligne, billetterie par billetterie.
Le Président acquiesce et estime que
cette méthodologie permet de suivre efficacement l’évolution de toutes les
activités gérées par le C.O.S et qu’automatiquement, il y’a plus de dépenses
puisqu’il y’a de plus en plus d’activités, et par conséquent une prise en
charge du comité sur chacune d’entre elles.
La Trésorière énumère les diverses
charges incluses :
§
dans
le poste « Dons Publicité Divers », à savoir : frais de
publication au J.O (journal officiel), cout du lot principal de la tombola
annuelle (vélo), champagne offert aux divers services qui aident pour les fêtes
de fin d’année, frais de banque (840.92 €), amendes et frais pour les cartes
cadeaux.
§
« Affranchissement
et téléphone » : 8 691.89 € pour les frais d’affranchissement,
1 624 € pour les frais de téléphone et 762.93 € pour les frais internet.
§
« Organisation
de réceptions-sono-Buffets » : 1 134 € pour l’assemblée
générale, 300 € pour les entrées repas SDIS de garde en fin d’année.
Le Vice-président intervient pour
rappeler que depuis des années, il est offert aux sapeurs pompiers de garde les
24, 25, 31 décembre et 1er janvier une entrée chaude et une entrée
froide, sujet polémique ayant d’ailleurs nécessité une intervention lors de
l’assemblée générale de 2011 pour expliquer aux adhérents que seules les
entrées étaient fournies et que le C.O.S proposerait la même prestation pour
tout service de garde dans les mêmes conditions qui en ferait la demande.
La
Trésorière cite ce qui a été investi en 2011 :
§
Logiciel
informatique : 102.85 €, destructeur papier : 705.64 €, l’unité
centrale réseau : 1 417.06 €
Le Vice-président intervient pour
expliquer que tous les ordinateurs sont reliés, en réseau, à un serveur central
qui sauvegarde toutes les informations.
La Trésorière souhaite apporter une
précision concernant les frais de fonctionnement, notamment concernant le poste
« Charges sur exercices antérieurs » qui regroupe deux prêts
impossibles à recouvrer, car accordés à des adhérents qui ont depuis quitté la
collectivité. Concernant les autres prêts qui avaient été octroyés, la somme
restante à recouvrir s’élève à 2 821.98 €.
Le Vice-président insiste sur le fait
que le C.O.S ne fait plus et ne fera plus de prêts, ce qui ne relève pas de sa
compétence, mais que le Comité cherche des solutions autres, légales, pour apporter des réponses aux adhérents qui
auraient un besoin en la matière.
Le Président intervient pour confirmer
qu’il serait souhaitable que tous les moyens aient été mis en place par les administrations
(CCAS, CAF…) et que les prêts soient assumés par ces organismes dont c’est la
fonction avant que le C.O.S ne soit sollicité, ce qui n’est pas sa vocation en
tant que comité d’entreprise. De fait, si le COS devait octroyer un prêt pour
un adhérent, il ne pourrait le refuser à un autre et ainsi de suite.
La Trésorière rappelle que le Comité
est de plus en plus sollicité à cet égard depuis quelques années.
Le Vice-président montre un exemplaire
des professions de foi imprimées par le C.O.S au commissaire aux comptes.
La Trésorière demande s’il y’a des
questions concernant les frais de fonctionnement.
Le Vice-président constatant qu’aucune
question n’est posée propose que le commissaire aux comptes définisse sa
mission au sein du C.O.S.
M. RIFFLART explique qu’à la
différence d’un expert, il a pour mission de certifier sous sa responsabilité
que les comptes sont sincères et véritables, qu’il n’est pas là pour conseiller
et qu’il reste indépendant. Il explique que depuis quelque temps, leur norme
fait force de loi et qu’elle s’impose à tous. Sa mission pour certifier les
comptes se base sur les techniques « d’audit ». Il essaye d’abord de
comprendre le fonctionnement de l’entité et ensuite oriente ses contrôles sur les
zones de risques. Contrairement à un expert comptable qui regarde ce qui se
passe dans le détail, il insiste lui sur le coté « significatif » En
fonction de cela, un rapport est établi qui se termine toujours par trois types
d’opinions : certification avec ou sans réserve ou un refus. La mission
est plus orientée vers l’examen de tout ce qui est juridique. Il précise qu’en
cas de constatation de faits répréhensibles pénalement, il a le devoir d’en
informer le Procureur de la République. De même, lorsqu’il pense que l’entité a
des difficultés, c’est la procédure
d’alerte.
Le Vice-président remercie M. RIFFLART
et déplore l’absence de nombreux administrateurs qui auraient pu entendre cette
explication.
Le Président donne la parole à la
Trésorière pour des précisions concernant les activités de loisirs.
La Trésorière explique que le cout de
ces activités est en augmentation, 47 598.77 € pour l’année 2011 contre
40 426 € en 2010. Cette augmentation se justifie essentiellement
par :
§
La
billetterie (en nombre de billets vendus) / Chèques cadeaux / Chèques
vacances. Concernant Royal kids, les billets sont vendus à 3 € pendant les
périodes de vacances scolaires hormis celles de la Toussaint et celles d’hiver.
|
|
2011
|
2010
|
|
CINÉMA
|
6 548
|
4 739
|
|
BUL
AQUATIQUE
|
2 470
|
1 567
|
|
BUL
PATINOIRE
|
753
|
799
|
|
BOWLING
|
975
|
292
|
|
ROYAL
KIDS À 3 € (*)
|
513
|
226
|
|
ROYAL
KIDS À 6 € (*)
|
297
|
181
|
|
PARC
ASTÉRIX
|
21 Adultes 20 Enfants
|
32 Adultes 14 Enfants
|
|
DISNEY
|
35 Adultes 29 Enfants
|
34 Adultes 10 Enfants
|
|
CHÈQUES
CADEAUX
|
95
|
70
|
|
Chèques
Vacances 150 €
|
3
|
2
|
|
Chèques
Vacances 115 €
|
57
|
46
|
|
Chèques
vacances 100 €
|
679
|
655
|
Le Vice-président rappelle que le prix
d’achat de la billetterie Astérix a changé, il n’existe plus qu’un prix unique
de 33 € que ce soit pour les adultes ou pour les enfants.
La Trésorière indique que le C.O.S
participe à hauteur de 3 € en plus du prix C.E pour les billetteries
individuelles (Astérix et Disney)
§
Parc
Disneyland de mars 2011 initialement programmé en décembre 2010 qui avait été
annulé par arrêté préfectoral pour intempéries. De fait, pour réduire les
frais, les billets avaient été achetés chez « CULTURA » et n’étaient pas réutilisables. Après négociations
avec « CULTURA » et le parc Disney, le Comité a obtenu que ces
billets puissent être réutilisés, mais en payant 14 € en plus par billet alors
que les prix proposés aux adhérents en mars 2011 n’ont quant à eux pas changés,
d’où une perte financière très importante (coût de cette activité :
3 643 € contre un coût moyen habituel de 2 000 €) Si l’activité
n’avait pas été reconduite, cette perte aurait été encore plus conséquente.
La Trésorière constate une
augmentation des frais inhérents à l’arbre de Noel pour l’année 2011, de
4 787.42 € (49 139.44 € en 2010 et 53 926.86 € en 2011) de par
le prix du spectacle, des confiseries, de la billetterie cinéma et du nombre de
jouets commandés.
Le Vice-président rappelle que l’on
associe les contrats de droit privé et le personnel de l’office du Tourisme à
l’arbre de noël du C.O.S, alors que de par leurs statuts, ils ne peuvent
prétendre en l’état d’être adhérents du Comité.
La Trésorière reprend son analyse et
fait observer :
§
que
le coût pour le « Noël retraités » est stable.
§
une
augmentation, en 2011 de la « participation mutuelle » : + 3 474.32
€.
§
que
les prestations (médailles, primes, …)
-
ont augmentées en 2011 pour la Ville
(83 000 € en 2011 et 74 000 € versés en 2010)
-
ont
diminuées en 2011 pour la C.A (9 670 € en 2011 et 19 189€ versés en
2010)
-
ont
augmentées pour le SDIS (+ 4 364 € par rapport à 2010)
-
se
maintiennent pour le CCAS
-
ont
augmentées pour le SIAD.
-
Toutes
collectivités confondues, prestations versées en 2011 : 116 606.03 €
/ 108 557.72 € en 2010.
La
Trésorière conclut son analyse du budget en chiffrant le résultat net à –
24 457.51 € qui sera affecté au compte report à nouveau qui s’élèvera donc
après affectation du déficit à – 22 074.03 €.
Le
Vice-président remercie la Trésorière et interroge les membres du conseil
d’administration présents ainsi que M. RIFFLART et Mme RUBI afin de savoir s’il
subsiste des questions ou observations concernant ces bilans financiers 2011.
Le
Vice-président déclare que la volonté des membres du bureau est d’aboutir à une
solution permettant d’équilibrer les comptes du C.O.S.
Le
Président soumet ces bilans au vote qui se fait, sur la proposition du
Vice-président à main levée.
Les bilans sont
entérinés à l’unanimité.
M. RIFFLART confirme que cette
validation est conforme à nos statuts.
Le Vice-président s’interroge quant
aux délais de réception des conclusions du Commissaire aux comptes.
M. RIFFLART indique que pour lui,
c’est une certification sans réserve et que son rapport sera lu sommairement à
l’assemblée générale.
Ž Fêtes de fin d’année (arbre de Noël) :
Le Vice-président explique que les
membres du bureau ont une préférence pour le spectacle proposé par Magic-Phil,
qui semble apporter des nouveautés pour le spectacle et qui est plus accessible
financièrement (6 500 €) que celui proposé par « Impérial Show »
(9 200 €). Ce spectacle a également été recommandé par les agents qui
officient au « Splendid » et qui le connaissent.
Le Vice-président précise que
l’accueil se fait par la Mère-Noël, en début de spectacle et que le Père-Noël
apparait également à la fin, comme il est de tradition, ce qui peut-être
appréciable pour de nombreux parents.
Un élu SUD demande ce qui est prévu
pour les adolescents dans ce spectacle.
Le Vice-président répond qu’il s’agit
de magie, ce qui devrait par conséquent plaire et être adapté à tous publics.
Par ailleurs, il est bon de rompre parfois avec certaines habitudes, Impérial
Show étant le prestataire choisi ces dernières années.
Le Président approuve le fait de
changer de prestataire, soulignant qu’il est important de faire l’essai et ne
pas laisser ainsi « Impérial show » sans concurrence, même s’il ne
doute pas que ce choix soit tout de même critiqué. Quoi qu'il en soit, le
Comité assumera puisqu’il ne peut bénéficier des propositions des autres
administrateurs qui ne se sont pas déplacés.
Le Vice-président tient à préciser que
ces membres du conseil d’administration, absents, ont reçu les propositions des
spectacles par internet et qu’il leur était loisible, sachant que le spectacle
était à l’ordre du jour ce conseil, de formuler leurs observations.
Le Président qui rappelle que le C.O.S
a malheureusement l’habitude de cette politique de « la chaise vide »
décide de ne pas tergiverser davantage et de procéder au vote.
La proposition de spectacle de Magic-Phil, « Bienvenue
dans nos rêves » est adoptée à l’unanimité.
Le Président, constatant qu’il n’y a
pas de questions et puisque la séance se termine, énonce, très succinctement, les
prochains grands rendez-vous du Comité, notamment l’assemblée générale et
l’arbre de Noël.
Le Président remercie les
administrateurs et clôt les débats.
La séance se termine à 10h30
Saint-Quentin,
le 21 juin 2012
Le
Président, La Secrétaire,
P. GRIS M. VERPLANCKE-KESSLER
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