lundi 5 décembre 2016

Procès Verbal Conseil d'administration COS Saint Quentin 18 mai 2010


REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
DU COMITE DES ŒUVRES SOCIALES
DU PERSONNEL DE LA VILLE DE ST.QUENTIN
ET DES COLLECTIVITES AFFILIEES
DU MARDI 18 MAI 2010.


PROCES VERBAL

Les membres du Conseil d’Administration du Comité des Œuvres Sociales se sont réunis le mardi 18 mai 2010 à 14h dans la salle René Baube au 2ème étage du Palais de Fervaques.

Etaient présents :

M. Dominique GAYRAUD
Président
M. Patrick GRIS
Vice Président
M. Alain WITTIER
Secrétaire
M. Laurent PIPART
Secrétaire-adjoint
Melle Sylvie CARPENTIER
Trésorière
M. Jean-Marie PAYEN
Trésorier-adjoint
Mme Monique BONON
Membre du Conseil d’Administration                                               
M. Yvon BRIN
                         "
M. André CARDON
                         "
M. Michel DEAL
                         "
Mme Viviane GAYRAUD
                         "
Mme Marianne VERPLANCKE
                         "
M. Nicolas HUGET
                         "
M. Angelo MENDES
                         "
M. Christian STIER
                         "
Mme STRUVE Georgette
                         "

Absents excusés ayant donné un pouvoir :  Mme Christine FLAVIGNY – Mme Sylvaine GAGNEUR M. Bruno BOCQUET

Absents et excusés :   Mme Séverine IDEE

Membres consultatifs excusés : Les représentants du C.C.A.S. et du S.I.A.D.

Membres consultatifs présents :  M. Laurent GOFFART, représentant le Sénateur Maire et le Directeur Général des services de la Ville et de la Communauté d’Agglomération


ORDRE DU JOUR

·         Approbation procès verbal Conseil d’Administration
·         Additif ordre du jour assemblée générale 2010
·         Approbation des bilans financiers de l’année 2009



La séance débute à 14 h 10


Le Président ouvre la séance,  il communique  la liste des excusés, comptabilise les présents et les pouvoirs afin de vérifier si le quorum est atteint.
Il propose avant d’aborder l’ordre du jour de mettre à l’approbation le procès verbal de la réunion du Conseil d’Administration du 19 mars 2010. Aucune observation n’étant formulée,

le  procès verbal est adopté à l’unanimité.

Le Président propose  que pour des raisons techniques et des délais de réservation les activités de loisirs soient abordées avant les questions de l’ordre du jour. Aucune objection, il passe donc la parole au Vice Président.

Œ  LES ACTIVITES DE LOISIRS :

Le Vice Président fait les propositions suivantes :

§  Journée shopping à Paris le 26 juin 2010 – Prix adhérent : 10 € - non adhérent : 16 €-  Inscriptions dès réception de la note
§  Séjour sports d’hiver à Chamonix du  20  au 27 mars 2011 – Prix adhérent 360 € - enfant moins de 10 ans : 245 € et non adhérent 470 € - Inscriptions à partir du 2 juin 2010.  50 places ont été bloquées dans le cadre du droit à l’erreur avec inscriptions définitives au 31 juillet 2010.
§  Parc Astérix le 24 juillet 2010 – Tarif adhérent 28 € et enfants de 3 à 11 ans : 20 €
Tarif non adhérent : 40 € et enfants de 3 à 11 ans : 36 € - Réservations à partir du 9 juin 2010
§  Journée à la mer - LA PANNE (Belgique)  les 17 juillet et 21 août 2010 – Tarif adhérent : 12€ et non adhérent : 18 € - Réservations à partir du 9 juin 2010 
Le Vice Président passe la parole à la Trésorière pour donner des précisions sur les modalités de paiement en ce qui concerne le séjour à  la montagne.
Pour ce séjour, il y aurait 6 mensualités de 60 € - pour les enfants 5 fois à 40 € et une à 45 € - pour les non adhérents 5 mensualités à 80 € et une à 70 €. La Trésorière précise que normalement on doit exiger 30% de la valeur du séjour à la réservation. Certaines personnes viennent s’inscrire en disant qu’ils paieront la totalité un mois avant le départ  et finalement, ils se désistent. Dans ce cas de figure, le règlement du séjour dû à l’organisme de voyage reste à la charge du COS.
Un nouveau formulaire sera mis en place, au moment de l’inscription, les adhérents vont certifier avoir pris connaissance des conditions d’annulations et rapatriement et ils en assument les conséquences.
Le Président souhaite que ce formulaire soit mis en application pour les inscriptions des sports d’hiver 2011, l’inscription ne sera validée qu’à partir du moment où le formulaire sera rempli et signé. L’adhérent s’engage à régler les mensualités jusqu’au bout, en cas d’empêchement c’est l’assurance qui prend le relais mais seulement dans certaines conditions.
Un élu F.A. propose que la première mensualité soit plus élevée pour ne pas avoir de charge pour le COS


Le Président répond que étant donné les problèmes déjà rencontrés, il n’est plus question d’accepter le règlement en une fois avant le départ, malheureusement certains adhérents ne respectent pas leurs engagements. Accepter le paiement avant le départ c’est prendre le risque que la personne ne paie pas. Il y a la possibilité de payer en une fois mais au moment de l’inscription, certains le font.
Un élu demande quel est le taux de participants retenu pour maintenir l’activité.
Le Président précise que jusqu’à présent l’activité était maintenue à partir de 25 inscriptions. Vu les délais dans lesquels on délibère aujourd’hui, il sera possible de faire le point des inscriptions pour le prochain conseil d’administration et décider si l’activité est maintenue. Il est inévitable que ces activités aient une incidence financière mais  elles sont demandées et les sports d’hiver en général ça fonctionne bien. Il est clair que partir à 25 participants au lieu de 50 le coût est plus important pour le COS.
Un élu F.A. fait la proposition de maintenir l’activité à partir de 35 inscriptions.
Un élu F.O. demande une ouverture d’inscriptions aux non adhérents pour compléter.
La Trésorière répond que c’est déjà ouvert.
Le Vice Président intervient pour informer que les frais de transport sont actuellement calculés pour un groupe 50 personnes, si on valide pour un groupe de 30 personnes, la différence des frais de transport reste à la charge du COS. Le délai pour le droit à l’erreur expire le 31 juillet, à cette date le nombre de participants ne peut plus être modifié. Si des désistements interviennent, nous avons des pénalités.
Un élu CGT souligne que ces réservations se font quasiment un an avant.
La Trésorière informe qu’une demande de séjour a été faite pour Morzine et que c’était déjà complet, il faut savoir que pour les groupes ce n’est pas facile.
Un élu F.A. demande que l’on statue sur un nombre minimum de participants à 35
Le Président propose de couper la poire en deux, on avait 25 et 35,  on se donne l’objectif d’un minimum de 30 participants, mais en tout état de cause au vu du coût la décision finale sera prise par une instance délibérative soit le bureau soit le conseil d’administration, tout en privilégiant dans la mesure du possible le conseil d’administration.
Un élu F.A. signale que l’ouverture de la BUL est prévue en septembre et demande si des contacts seraient possibles pour obtenir un tarif préférentiel
Le Président communique que des démarches seront faites dans ce sens, c’est une structure privée avec une multitude de gestionnaires. Il sera peut être possible de négocier un tarif préférentiel pour les personnels des collectivités qui sont propriétaires des locaux, mais je ne sais pas quels seront nos interlocuteurs dans la gestion de la BUL.  Avant l’ouverture, si des possibilités se dégagent une proposition sera soumise à l’avis du Conseil d’Administration.
Un élu CGT sollicite la révision du tarif cinéma pendant la période d’été pour les adhérents qui ne partent pas en vacances. Le ticket à 5.50 au lieu de 6.10 en mettant bien sûr des gardes fous, en limitant le nombre de places.
Le Président n’exclut pas cette possibilité, mais il souhaite que l’on reste dans un cadrage budgétaire afin qu’il n’y ait pas de dérive. Il est clair qu’à partir du moment où l’on est revenu dans une situation plus maîtrisée et plus cadrée, il n’est pas hostile au fait que le COS fasse un geste sur une période ciblée par exemple la période estivale. Cela fera l’objet d’une discussion collégiale lors d’un prochain conseil d’administration en restant dans les limites du raisonnable.
Un élu F.A. demande si l’on peut relancer l’activité du bal de la St-Sylvestre.
Le Président informe qu’un orchestre a été sollicité dans l’éventualité d’organiser un bal à la St-Sylvestre. Il faut savoir que c’est une activité qui engendre beaucoup de travail, qui a un coût important et la majorité des participants n’est pas des adhérents ; l’orchestre Bojanek a fait une proposition, c’est l’orchestre qui fait l’après midi récréatif des retraités, mais il n’y a pas de monopole d’autres propositions peuvent être faites.
Le Président déclare que cette question doit être soumise à l’approbation lors d’un prochain conseil d’administration, toutefois il est important de déterminer le coût de cette activité en sachant que précédemment le Palais de Fervaques était mis à disposition à titre gracieux, est-il toujours disponible et dans quelles conditions ?
Le Président demande si le débat sur les activités est terminé et passe au vote – Aucune observation –
Adopté à l’unanimité

  ADDITIF A L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLEE GENERALE :


Le Président  lit l’article 4 des statuts du COS. Une modification rédactionnelle a été sollicitée par l’administration ; actuellement on a l’impression que le COS gère les collectivités adhérentes ; changement du mot « les » par « des »
Le Président fait la lecture de l’article 4 après la modification rédactionnelle et demande au Conseil d’administration s’il y a des observations et passe au vote – Aucune observation –
Adopté à l’unanimité

L’ordre du jour de l’assemblée générale comportera un point supplémentaire :
« Modification rédactionnelle des statuts »

Ž   APPROBATION DES BILANS FINANCIERS 2009 :

A la demande du Commissaire aux comptes, le Président fait lecture d’une information,
suite au rapport de  la commission de contrôle financière - Voir note en annexe 1  -
Le Président déclare qu’il y a la plus grande transparence dans la tenue des comptes et la comptabilité du COS qui ne se limite pas à Dominique Gayraud d’une part ; et d’autre part les textes officiels autorisent le versement d’une indemnité équivalent au trois quart du SMIC à un président d’une association comme la nôtre soit : 1055.56 € par mois = 12 666.60 € par an ; le Président rejette le principe de cette indemnité.
Sur la demande du Président, la Trésorière énonce le montant total annuel des frais payés au Président soit 813.55 € (frais de calendriers, frais internet, téléphone portable)
Un élu F.O interroge sur le fait que les repas sont attribués à tous les sapeurs pompiers en service à Noël et au Jour de l’An quelque soit leur étiquette syndicale.
Le Président confirme que dans le but de fournir un repas amélioré, une entrée froide et une entrée chaude sont servies, sans aucune étiquette particulière, à tous les sapeurs pompiers de service.
Un élu CGT affirme qu’il n’est pas au courant.
Le Président répond que cette mesure remonte à plus de dix ans et qu’elle a va dans le sens du social. La facture du traiteur Frémeaux est enregistrée sur la ligne réception.
Le Président informe qu’il a obtenu l’accès gratuit aux distributeurs de boissons et sandwichs pour les agents d’astreinte qui interviennent la nuit.
La commission de contrôle peut à n’importe quel moment dans l’année  effectuer des contrôles de même que n’importe quel adhérent peut venir dans les locaux du COS consulter les documents financiers et en avoir copie.
Un élu CGT intervient sur l’utilisation des comptes qui doit être soumise au conseil d’administration.
Le Président répond que si certains administrateurs veulent remettre en cause cette mesure qu’ils le disent clairement et ouvertement. Parallèlement il y a une autre instance qui est souveraine, c’est l’assemblée générale.
Le Président aborde maintenant le bilan financier et fait remarquer que le bilan est excédentaire de 7000 €, sur la situation générale du COS en termes financiers on peut dire que la situation est bonne, on arrive à maintenir une situation financière saine. Ceci étant l’expert comptable a clôturé les comptes et l’exercice 2009. Le Commissaire aux comptes a effectué un contrôle par recoupement informatique. Le rapport d’expertise comptable  a été établi par le cabinet comptable et les bilans ont été validés par le Commissaire aux comptes. Le commissaire aux comptes confirme dans son rapport, la sincérité des écritures et les bilans financiers du COS ; il fait cependant deux observations qu’il estime nécessaire de formuler.
-          Premièrement, un adhérent pour des raisons de santé, 15 jours avant le départ pour la Corse ne pouvait pas prendre l’avion. Les personnes inscrites sur la liste d’attente n’étaient plus intéressées. Si l’adhérent faisait valoir la clause d’assurance, il avait une perte d’argent conséquente, de ce fait il a proposé le séjour à un membre de sa famille.
-     Deuxièmement, il existe une créance d’environ 3000 € sur un dossier de reprographie.
Un élu sans étiquette s’étonne que cette créance de 3198.99 € n’apparaisse pas dans les bilans.
Le Président précise que cette facture a été réglée à Champagne Reprographie par le COS ; suite à cette intervention je proposerai à l’issue des débats  un vote sur les bilans en demandant que l’expert comptable intègre cette créance dans le bilan. Le débat contradictoire a le droit d’être, le COS n’est pas seulement Dominique Gayraud, c’est aussi un collectif de 2300 adhérents. Depuis plus de 15 ans, j’assume des responsabilités importantes, jusqu’à présent l’assemblée générale a donné quitus au niveau des comptes de même que l’expert comptable et le commissaire aux comptes ont toujours validé les rapports financiers.
Un élu F.O. souligne que cette dette doit être réglée, que cette somme appartient à tous les adhérents.
Le Président informe le conseil d’administration qu’un dossier a été remis à toutes les instances concernées, ce dossier est à la disposition des administrateurs pour être consulté sur place.
Un élu sans étiquette répond que le débat précédent portait sur la somme d’environ 500 € alors que cette créance représente quelques activités.
Un élu CGT  tient à préciser qu’il ne mégote pas sur les 500 € il s’interroge sur le fait qu’il n’était pas au courant. Cela part d’un bon sentiment et peut être que dans les années à venir on sera appelé probablement à l’élargir à d’autres personnels, notamment le personnel de vidéo surveillance ;
Le Président prend acte de la position, qu’en aucun cas la démarche n’a été faite pour remettre en cause cet état de fait, mais plutôt dans le sens d’une plus grande transparence dans la tenue des comptes. Le Président se félicite de ce type de débat qui ouvre une plus grande transparence et il s’engage de veiller le plus possible d’associer le conseil d’administration aux décisions qui ont une incidence financière ; sachant que en qualité d’ordonnateur il est habilité à prendre des décisions au quotidien.
Le Président rappelle qu’il n’a jamais refusé l’accès à quiconque aux informations sur les dossiers dans un esprit de compréhension et de transparence ; il souhaite que la commission de contrôle financière vienne contrôler le plus souvent possible la tenue des comptes, il faut que chacun joue son rôle. Les factures sont enregistrées, le commissaire aux comptes et l’expert comptable sont au courant de la totalité des écritures comptables inhérentes au COS, ils ont toujours validé la tenue des comptes, en terme de comptabilité, en terme juridique il n’y a pas eu d’infractions. Le COS est tenu de transmettre le rapport de l’expert comptable aux collectivités.
La Trésorière précise que la comptabilité analytique fait apparaître toutes les écritures dans le détail, toutes les opérations des permanences sont retracées, on retrouve facilement la facture Frémeaux. Par exemple lorsque l’on prend un carnet chèques vacances, tous les éléments sont retracés : la date, le nom, le montant réglé.
Le Président en profite pour souligner le travail effectué par le Vice Président concernant la gestion informatisée des chèques vacances ainsi que les stocks en billetterie et autres.
Un élu F.A. demande le nombre des chéquiers vacances attribués.
La Trésorière énonce les chiffres en constatant une légère diminution pour 2009 soit 730 adhérents qui bénéficient des chèques vacances, sachant que les retraités ne sont pas éligibles aux chèques vacances, ils peuvent en bénéficier par le biais de la CNRACL.
Le Président souligne que le COS est un comité d’entreprise qui préserve les acquis des retraités, c’est un des rares comités en France où les retraités restent adhérents à part entière de leur comité.
Un élu F.A. constate que la ligne budgétaire activités de loisirs est en baisse.
La Trésorière précise que sur l’année 2008 il y avait eu deux séjours en Guadeloupe et la journée à Londres avec le problème de l’incendie du tunnel, en 2009 il y a eu moins de participants aux spectacles, une baisse a aussi été constatée dans les billetteries
Le Président analyse la situation dans le sens que le COS fait toujours autant de propositions d’activités, par contre un phénomène nouveau apparaît depuis l’année dernière dû probablement à un phénomène économique. Le COS propose des activités qui semblent intéressantes au départ mais qui sont annulées par manque d’inscriptions, suite à cette constatation le COS propose des activités plus accessibles notamment des journées à la mer ; dans un souci démocratique, le COS doit tenir compte des suggestions formulées à l’assemblée générale et proposer des activités populaires accessibles à la majorité des adhérents.
Un élu F.A. intervient sur l’augmentation des frais de personnel.
La Trésorière expose la situation concernant les frais de personnel en augmentation du fait que plusieurs agents assurent les permanences et la comptabilité, ces heures sont comptabilisées par l’utilisation de chéquiers d’heures et facturées par l’administration.
Le Président informe qu’il a rencontré le Directeur Général des services afin de négocier l’attribution d’un contingent d’heures non facturées pour assurer le fonctionnement du COS, pour l’instant il n’y a pas de réponse officielle.  Le Président rappelle qu’en sa qualité de Président et principal ordonnateur du COS , il faut du temps pour se consacrer au fonctionnement et étant donné ses fonctions syndicales, il ne coûte rien au COS ; il souhaite vivement que le COS continue à fonctionner aussi bien, même mieux, sans lui ou avec lui pourquoi pas. Il espère rencontrer prochainement le sénateur maire lorsqu’il sera rétabli pour négocier ce dossier dans le sens où le COS est une instance au même titre que le CTP, la CAP ou le CHS ; la solution viendra du premier magistrat qui tranchera. Pour l’avenir du COS, quelques soient les personnes dirigeantes, il faudrait plus de moyens ; des décisions sont probablement en attente. Le Président interpelle le représentant de l’administration avec l’objectif de retransmettre la position unanime du conseil d’administration.
Un élu CGT souligne que cette démarche est positive, que l’on est là pour l’intérêt des adhérents du COS et sans chercher la polémique un éclaircissement est nécessaire, des élus CGT assuraient les permanences et les heures étaient prises sur les droits syndicaux, ce n’est pas d’elles mêmes qu’elles ont cessé ; ce n’est pas la CGT qui arrête tout, qui laisse tout tomber.
Le Président déclare qu’il assume ses responsabilités, en tout état de cause il ne revient pas sur les informations données lors du dernier conseil d’administration afin de ne pas prêter le flanc à d’éventuelles polémiques.
Un élu F.A. constate une augmentation de plus de 20% sur la ligne budgétaire affranchissement.
La Trésorière explique que cette augmentation est due à l’augmentation du tarif postal et des envois supplémentaires des notes infos, le courrier est enregistré sur bordereau et peut être contrôlé
Un élu F.A. fait une observation sur la ligne budgétaire location de matériel qui a fortement augmenté.
La Trésorière donne les sommes détaillées :
-          5859 € : location photocopieur et intervention s/ matériel
-          2288 € : réparation du véhicule – grosse réparation sur Kangoo
-          8289€ : photocopies
Un élu CGT fait une parenthèse en ce qui concerne les distributeurs de la piscine de Gauchy qui ne sont pas revenus dans le giron du contrat ville.
Le Président a reformulé dernièrement une intervention par intranet aux instances concernées ; il faut savoir que la piscine appartenait à la commune de Gauchy qui avait son prestataire pour la gestion des distributeurs de la commune. Le contrat devait être dénoncé en fin d’année 2009 mais des changements de direction dans les services a entraîné un dépassement pour  le délai de préavis. Le Maire ne souhaite pas  qu’il y ait plusieurs prestataires dans l’ensemble des services et a  demandé que le  COS signe un  contrat de groupe avec une seule société, suite à l’appel d’offres c’est la Société DDA du Nord qui a été choisie pour l’ensemble de tous les bâtiments municipaux. Des problèmes subsistent, en plus de la piscine de Gauchy, récemment un distributeur a été installé au conservatoire par un autre prestataire. Le Président en a informé la direction générale des services. Le COS n’intervient pas dans l’approvisionnement des machines, mais c’est rémunérateur.
Un élu F.A. informe qu’il existe une salle de sports et un sauna sous la piscine de Gauchy et demande si les adhérents peuvent bénéficier d’un tarif préférentiel pour ces installations
Le Président répond que la question sera posée par écrit au Président de la Communauté d’agglomération.
On est tenu de se prononcer sur les bilans financiers avant de les rendre publics et de les soumettre à l’assemblée générale. Au vu des débats et suite à l’observation du commissaire aux comptes, Le Président soumet au vote les bilans financiers 2009 en précisant que le montant  de 3198.99 € figure au bilan financier en créance.
Un élu CGT redemande des informations complémentaires sur cette créance.
Le Président expose les faits, durant la période électorale des élections professionnelles de novembre à décembre 2008, avec son accord, il s’agissait de faire sur le photocopieur du COS, les photocopies des professions de foi pour un certain nombre de listes déposées dans le département par le syndicat CGT. Avec son accord il était précisé qu’en aucun cas, ce tirage serait pris sur le budget du COS. Il présente les factures de Champagne Reprographie, contrat de location et entretien avec les consommables comprenant les cartouches d’encre et un prix à la photocopie. Un règlement a été effectué par le syndicat CGT basé sur de la facture Champagne Reprographie, mais cette facture était une estimation du fait que le relevé des compteurs n’avait pas été fait. A réception de la facture définitive, des courriers ont été transmis au syndicat CGT et sont restés sans réponse.
Un élu CGT déclare que le syndicat a envoyé des courriers recommandés restés sans réponse et que, à un moment donné il faut percer l’abcès. Plusieurs rappels de courriers de M. VIAULT  sur l’exclusion temporaire ou autre de deux adhérents CGT qui depuis plusieurs mois n’ont plus les avantages du COS : billets cinéma, bon de Noël etc.
Le Président affirme que le courrier est acheminé par l’intermédiaire de la secrétaire, tous les courriers sont enregistrés par la secrétaire ensuite déposés sur le bureau du Président qui émarge les courriers reçus. Sans réponse aux courriers, Il a été décidé de suspendre les intéressés de leur droit à titre provisoire pour arriver à un compromis. On n’est pas dans un cadre d’exclusion, nous avons procédé à une suspension conservatrice afin d’obtenir une réaction des personnes compétentes pour trouver une solution à l’amiable de ce litige. Aujourd’hui nous avons pris des mesures nous avons mis en place un code personnel pour chaque utilisateur. Lorsqu’il était secrétaire du syndicat le Président a donné son accord et a honoré ses factures. Maintenant il n’est plus secrétaire du syndicat CGT, il demande au secrétaire du syndicat CGT et membre de la coordination CGT  de régler la somme qui est due ou de trouver un compromis à l’amiable et de faire une proposition au COS ; Il vaut mieux une suspension conservatrice que l’application de l’art 33 des statuts.
Un élu F.A. s’étonne que cette décision de suspension n’ait pas été prise en conseil d’administration.
Le Président répond que cette décision a été prise par les membres du bureau. C’est un dossier sensible et mon souci était de trouver un arrangement à l’amiable dans l’intérêt de tout le monde
Un élu CGT est surpris de la décision de faire des photocopies pour des élections professionnelles, en tant que secrétaire du COS il n’est  pas au courant, en tant que membre du bureau du syndicat CGT il n’est pas au courant non plus.
Le Président confirme qu’il en a pris la responsabilité en tant que militant parce que à ce moment là la structure départementale ne pouvait pas faire les tirages mais il savait qu’une subvention de la fédération allait être versée j’ai donc donné l’autorisation à titre exceptionnel  pour aider mon organisation, ce qui me semblait naturel, remarquez le remerciement. Aujourd’hui il y a des moyens et j’estime que la structure départementale pourrait faire des propositions pour un règlement fractionné afin d’apporter un règlement à l’amiable à ce dossier ;  Ceci étant le commissaire aux comptes est au courant et ce n’est pas illégal.

Le Président propose de passer au vote du bilan 2009, en sachant que le but du vote est de reconnaître ou pas la sincérité des écritures comptables :
Pour : 10
Abstention : 5
Contre : 4

Adopté à la majorité

La séance se termine à 17 h
Saint-Quentin, le 9 juin 2010

Le Président,                                                      Le Secrétaire,





D. GAYRAUD                                                          A. WITTIER

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