CONVENTION RELATIVE AU FONCTIONNEMENT FINANCIER DU COMITE DES OEUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA VILLE DE SAINT-QUENTIN

 

CONVENTION RELATIVE AU FONCTIONNEMENT FINANCIER DU COMITE

DES OEUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA

VILLE DE SAINT-QUENTIN ET DES COLLECTIVITES AFFILIEES AU TITRE DE SES ACTIVITES PROPRES

ENTRE

d'une part,

LA COMMUNE DE SAINT-QUENTIN, ci-après dénommée LA COMMUNE, représentée par M. Daniel LE MEUR, Maire en exercice, autorisé à signer la présente convention en vertu d'une délibération en date du 9 Décembre 1993;

LE DISTRICT DE SAINT-QUENTIN, ci-après dénommé LE DISTRICT, représenté par M. Jacques WATTIEZ, Président en exercice, autorisé à signer la présente convention en vertu d'une délibération en date du 28 Juin 1994;

LE CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE LA VILLE DE SAINT-QUENTIN, ci-après dénommé LE C.C.A.S., représenté par Mme Jeanine LETANG, Vice-Présidente en exercice, autorisée à signer la présente convention en vertu d'une délibération en date du 30 Novembre 1993;

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LE SYNDICAT INTERCOMMUNAL D'AIDE MENAGERE DE SAINT-QUENTIN, ci-après dénommé LE S.I.A.M., représenté par M. Michel BASQUIN, Président en exercice, autorisé à signer la présente convention en vertu d'une délibération en date du 17 Novembre 1993;

ci-après dénommés ensemble les Collectivités.

ET :

d'autre part,

LE COMITE DES OEUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA VILLE DE SAINT-QUENTIN ET DES COLLECTIVITES AFFILIEES, ci-après dénommé LE C.O.S., représenté par Mme Jeanine RANWEZ, Présidente en exercice, autorisée à signer la présente convention en d'une délibération en date du 17 Juin 1994.

ci-après dénommés ensemble les parties.

APRES AVOIR RAPPELE QUE :

Les nouveaux statuts du C.O.S., adoptés lors de l'Assemblée Générale du 26 Mai 1992, définissent les modalités relatives aux participations financières des collectivités, notamment en ce qui concerne les activités propres au C.0.S. et à son fonctionnement.

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CONSIDERANT QUE :

Il convient de définir les conditions d'intervention des Collectivités en matière de participation financière concernant les activités propres du C.0.S. ainsi que les modalités qui en découlent au niveau des dispositions imposées en matière de contrôle des associations bénéficiant de fonds publics.

LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE ler - Définition

Définition des activités propres

Le C.O.S. a la maîtrise totale en matière d'activités propres, il s'engage toutefois à accorder aux agents retraités des Collectivités les avantages acquis dans les mêmes conditions et montants que ceux servis aux agents en activité au titre des activités déléguées.

Les activités réputées propres au C.0.S. sont notamment définies par les presta- tions suivantes, selon les missions définies à l'article 6, alinéas 1 et 2, des statuts en vigueur :

-ve

les activités ou toutes prestations visant les agents retraités des collectivités ;

les activités relatives au fonctionnement du C.0.S.

Sont bénéficiaires des activités propres du C.0.S. l'ensemble des agents des collectivités adhérents au C.0.S.. Cependant, une exception à l'obligation d'adhésion au C.O.S. sera tolérée en ce qui concerne les agents retraités des Collectivités en matière de participation à la Mutuelle. Dans ce cas précis les sommes ainsi attribuées feront l'objet d'une subvention de fonctionnement à titre exceptionnel.

ARTICLE 2 - Financement des activités propres du C.0.S.

Les sommes nécessaires au financement des activités propres du C.0.S., visées à l'article ler ci-dessus, sont appelées par le C.0.S. auprès des collectivités et calculées chaque année sur la base d'un pourcentage de la masse salariale, hors charges et allocations pour perte d'emploi, figurant au Compte Administratif de l'année N - 2 de chacune d'elles. A compter de l'année 1994, ce pourcentage est fixé à 1,20 %.

En sa qualité de gestionnaire, le Conseil d'Administration du C.O.S. a pouvoir à tout moment de formuler des propositions et des suggestions visant à modifier le pourcentage visé au premier alinéa.

En ce qui concerne la participation versée directement par le District, il est tenu compte pour ce qui est de la détermination de la masse salariale, des mouvements en personnel intervenus au cours des années N 2 et N 1 consécutifs au transfert de la gestion de services de la Commune vers le District.

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Au titre des agents affectés dans les services gérés pour le compte du District ainsi que des agents communaux mis à disposition du District, la participation correspondante est versée par la Commune étant entendu que le District s'engage à lui rembourser le montant de cette participation.

Le versement des subventions allouées par les collectivités pourra s'effectuer en plusieurs fois au cours de l'année N, ceci notamment en fonction des possibilités de trésorerie de chacune d'elles, sous réserve que, d'une part, le bon fonctionnement financier du C.0.S. soit assuré dès le ler Janvier de l'année N et que, d'autre part, la totalité des subventions soit versée avant le 31 Octobre de celle-ci.

Cette disposition exclut cependant la part de subvention relative à la contrepartie des charges faisant l'objet de l'article 4 suivant. Celle-ci fera l'objet d'un mandatement au plus tard le 28 Février de l'année N + 1.

Par ailleurs, la cotisation annuelle au C.O.S. versée par chacun de ses adhérents, concourt également au financement des activités propres du C.O.S.

ARTICLE 3 Budget prévisionnel

Les Collectivités s'engagent à communiquer au C.O.S. au 30 Septembre de l'année N 1, les éléments figurant à l'alinéa ler de l'article 2 susvisé.

Pour sa part, le C.O.S. est tenu de fournir aux collectivités

collectivités un budget prévisionnel détaillé en ce qui concerne ses activités propres, au ler Novembre de l'année N - 1.

Dans le cas où le C.0.S. présenterait une demande supplémentaire de crédits par rapport au montant résultant du calcul figurant à l'alinéa 1 de l'article 2 ci- dessus, la position des collectivités ne serait communiquée au C.0.S. qu'après le vote du budget primitif ou supplémentaire de l'année N par les assemblées délibérantes de chacune d'entre elles.

ARTICLE 4- Moyens mis à disposition du C.0.S.

Chaque collectivité facture annuellement au C.O.S. les charges qu'elle supporte au titre du fonctionnement de celui-ci, étant admis que les moyens correspondants sont négociables entre les collectivités et le C.0.S.

Il s'agit notamment :

- des salaires du personnel mis à disposition;

des locaux mis à disposition ;

- des frais d'administration générale et notamment les fournitures, le petit matériel,

le téléphone et les frais d'affranchissement;

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de la mise à disposition de matériel.

4 -

Les collectivités s'engagent à fournir au C.0.S. un état détaillé chiffré dest charges à supporter par cette association au plus tard le 28 Février de l'année N+ 1.

ARTICLE 5 - Principe du contrôle comptable

Pour l'exercice 1994 et pour les suivants, et en contrepartie des aides définies ci-dessus ou de celles que les collectivités pourraient lui consentir à l'avenir, le C.0.S. accepte et s'engage à respecter, en sus des dispositions prévues à l'article 3, les obligations comptables définies au présent article ainsi qu'aux articles 6 et 7 suivants.

Les collectivités s'interdisent de prendre quelque part que ce soit à la gestion du C.0.S. qui demeure sous l'entière sous l'entière et unique responsabilité de ses organes statutaires.

Toutefois, le C.0.S. s'engage à fournir tous documents comptables ou financiers et informations aux mandataires désignés par les collectivités à cette fin. Dans ce cadre, les collectivités se réservent le droit de faire appel à un cabinet d'expertise comptable.

De manière générale, ces mandataires auront librement accès à tous documents comptables du C.O.S., sans pouvoir toutefois influer, de quelque manière que ce soit, sur la gestion de celui-ci. Les informations communiquées à ces mandataires le seront sous la seule responsabilité du C.0.S., la responsabilité des collectivités ne pouvant en aucun cas être recherchée du fait d'informations incomplètes ou erronées.

A défaut du respect par le C.0.S. des obligations d'informations comptables et de prévision de gestion, telles que définies aux articles 5, 6 et 7, le C.0.S. serait privé de toutes aides ou subventions, directes ou indirectes que pourraient lui consentir les collectivités ou que celles-ci lui auraient consenties, étant entendu que ces aides ou subventions directes ou indirectes seraient rétablies dès que le C.0.S. aurait satisfait auxdites obligations.

ARTICLE 6 Obligations comptables

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A compter de l'exercice 1994 et pour la totalité des exercices suivants, le C.O.S. s'engage à tenir une comptabilité régulière et sincère.

Cette comptabilité respectera les obligations mises à la charge des associations conformément aux dispositions de la loi de 1901.

Le C.U.S. s'engage notamment à décrire la totalité des opérations financières qu'il effectuera conformément aux règles comptables applicables, et particulièrement celles relatives à la forme des livres obligatoires ou des documents informatiques en tenant lieu, ainsi qu'à la conservation des pièces justificatives.

L'exercice comptable sera de douze mois et correspondra à l'année civile.

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- 5 -

L'arrêté annuel donnera lieu à l'établissement d'un bilan et d'un compte de résultat donnant une image fidèle de la situation financière de l'association et ce, au plus tard dans les conditions statutaires relatives à la tenue de l'Assemblée Générale.

Par application de l'article 7 ci-après, le C.O.S. a l'obligation de soumettre sa comptabilité au contrôle d'un commissaire aux comptes agréé n'ayant aucun lien, direct ou indirect, avec l'association.

ARTICLE 7 - Contrôle du commissaire aux comptes

Les conditions d'intervention du commissaire aux comptes seront définies par contrat écrit précisant l'étendue des diligences et travaux lui incombant, ce contrat étant transmis dès signature aux collectivités.

De manière générale, le commissaire aux comptes recevra les missions suivantes :

Le contrôle général de la comptabilité du C.0.S. ayant pour objet de vérifier que les comptes, établis selon les règles en vigueur et les principes comptables et généralement admis, sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle de la situation financière de l'association.

Le bilan et le compte de résultat annuel seront soumis à la certification du commissaire aux comptes, dans les formes et conditions fixées par les normes de la profession.

En fin d'exercice, la comptabilité considérée devra être transmise aux collectivités par le commissaire aux comptes et le Président du C.0.S., sous leur responsabilité.

Dans ce cadre, il aura à s'assurer que les comptes retracent bien, et d'une manière exhaustive toutes les opérations financières quelles qu'en soient la nature, l'origine et la destination, effectuées par le C.0.S., aucun mouvement de fonds ne devant intervenir sans être retracé dans les écritures.

ARTICLE 8-Durée et résiliation de la convention

La présente convention est conclue pour l'année 1994 et sera renouvelable, annuellement, par tacite reconduction sauf dénonciation.

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Dans le cas où les collectivités démontreraient que le C.0.S. n'a pas respecté les obligations mises à sa charge par les présentes, la convention se trouverait résiliée de plein droit.

Le Maire

de la Commune de SAINT-QUENTIN,

VU et APPROUVE

Le Maire,

Signé D. LE MEUR

A SAINT-QUENTIN, 120 SEPTEMBRE 1994

Le Président

du District de SAINT-QUENTIN,

La Vice-Présidente

du Centre Communal d'Action Sociale

de la Ville de SAINT-QUENTIN,

Le Président

du Comité des Oeuvres Sociales du Personnel Ville dE Saint Quentin