Quelles sont les obligations d'une association subventionnée ?
Sommaire :
Comment le financeur contrôle-t-il la bonne utilisation de la subvention ?
Le financeur a l'obligation de vérifier que les projets financés par la subvention ont bien été réalisés par l'association.
Si la communication des comptes de l'association est obligatoire, le contrôle reste, lui, facultatif.
Auteur du contrôle de la bonne utilisation de la subvention
L'association est généralement contrôlée par son financeur.
Celui-ci va lui demander la copie certifiée du budget et des comptes de l'exercice écoulé ainsi que la communication de tous documents faisant apparaître les résultats de l'activité de l'association.
Il peut également demander à rencontrer le président et généralement le trésorier, parfois des bénévoles ou des salariés de l'association.
L'association peut aussi être contrôlée par l'administration, qui peut se rendre au siège de l'association et lui demander de lui présenter les pièces justificatives des dépenses et tous autres documents utiles au contrôle de l'utilisation de la subvention.
L'inspection générale des finances peut aussi venir contrôler l'ensemble des comptes ainsi que la gestion de l'association.
La Cour des comptes peut elle aussi contrôler les associations qui bénéficient du concours financier de l'État, d'une autre personne soumise à son contrôle ainsi que de l'Union européenne (c. des juridictions financières art. L. 133-3).
Modalités de réalisation du contrôle de la bonne utilisation de la subvention
L'association doit être en mesure de présenter au contrôleur des documents liés directement ou indirectement à l'activité subventionnée :
vie juridique et administrative de l'association : statuts, récépissé de dépôt de déclaration, registre spécial, procès-verbaux des assemblées générales et des décisions du conseil d'administration et du bureau ;
comptabilité : livres de comptes, budgets, comptes de gestion ;
activité : revue de presse, compte rendus et bilans d'activité...
Le contrôle de l'utilisation de la subvention permet au financeur d'apprécier la situation financière de l'association, car attribuer une subvention en ayant une mauvaise connaissance de sa trésorerie lui fait courir 2 types de risques :
attribuer une subvention alors que l'association fait face à de graves difficultés financières. Le financeur pourrait être tenu responsable de cette dégradation, c'est-à-dire d'une partie des dettes de l'association ;
attribuer une subvention alors que l'association a une trésorerie importante. La chambre régionale des comptes pourrait reprocher au financeur ce versement et considérer qu'il s'agit d'une transgression à l'obligation de dépôt de fonds au Trésor, avant de demander à l'association de lui rembourser la subvention non utilisée.
Quels points le financeur contrôle-t-il ?
Bonne utilisation de la subvention
Les subventions "affectées" à une action, un projet, une réalisation, une manifestation particulière... doivent être obligatoirement employées pour le but pour lequel elles ont été sollicitées.
La mauvaise utilisation d'une subvention constitue un abus de confiance (Cour de cassation, 3 juin 2015, n° 14-82082).
Les subventions de fonctionnement ou d'équilibre peuvent être utilisées comme l'association le souhaite.
De façon générale, le financeur va s'attacher à vérifier les points suivants :
que l'action financée par la subvention est bien destinée aux habitants concernés par la zone de compétence de la collectivité ;
que les exigences contractuelles fixées par le financeur et l'objet de la subvention ont bien été respectés ;
qu'aucune dérive dans le financement de l'action n'est présente ;
que la subvention n'a pas été demandée dans le but de dégager des excédents. L'association a toutefois la possibilité de conserver tout ou une partie de l’excédent non dépensé d’une subvention, si la convention de subventionnement en prévoit les conditions.
Toutefois, lorsque la subvention porte sur un montant réduit, la collectivité se contente souvent d'un examen des comptes de l'association. Dans les petites communes, le conseil municipal peut simplement venir constater le bon déroulement de l'action.
Interdiction de reverser les subventions
Les associations ne peuvent pas reverser tout ou partie des subventions qu'elles ont perçues de la part de l'État (subventions en cascade), sauf autorisation formelle du Ministre (décret-loi du 2-5-1938).
En cas demutualisation de moyens avec une autre association, les associations subventionnées ont tout intérêt à établir entre elles une convention, précisant les services rendus et les conditions de refacturation, ainsi qu'un décompte des dépenses, de façon à être précisément en mesure de justifier que celles-ci ont bien été engagées pour les besoins de l'activité subventionnée.
Ce mode d'organisation devrait être porté à la connaissance de la personne publique et, si possible, contractualisé dans la convention d'objectifs.
Les collectivités locales sont invitées à être prudentes, car une telle pratique de la part d'une association peut déboucher sur une situation de gestion de fait.
Restitution des subventions non utilisées
Les subventions non utilisées en totalité ou en partie, doivent en principe être restituées. Cette condition concerne principalement les subventions affectées.
Depuis le 3 juillet 2021, la convention de subventionnement peut cependant prévoir que l’association pourra conserver la part de subvention non dépensée (en totalité ou en partie).
Le financeur a aussi la possibilité de prolonger l'attribution de la subvention selon les cas, en contrôlant leur utilisation effective.
Bon fonctionnement de l'association
L'association doit pouvoir attester de son bon fonctionnement.
Les statuts doivent être à jour des modifications qui sont intervenues. L'association a 3 mois à compter de l'adoption de la modification pour en informer le greffe des associations.
Elle doit également respecter ses statuts et son règlement intérieur.
Toutes les décisions de l'assemblée générale doivent enfin donner lieu à l'établissement de procès-verbaux.
Comment l'association doit-elle réaliser le compte-rendu financier ?
Une association qui s'est vue attribuer une subvention doit obligatoirement produire un compte-rendu financier et le transmettre au financeur dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée.
Le compte-rendu financier se présente sous forme d'un tableau des charges et des produits affectés à la réalisation du projet ou de l'action subventionné. Il est accompagné de 2 annexes.
Le compte-rendu est un élément déterminant lors d'une demande de renouvellement de subvention. Si le compte-rendu démontre que la subvention a été utilisée pour une action d'intérêt général, ce sera un élément positif pour son renouvellement.
Contenu du compte-rendu financier
Le compte-rendu financier doit faire apparaître les écarts éventuels, exprimés en euro et en pourcentage, constatés entre le budget prévisionnel de l'action et les réalisations.
Règles de répartition des charges indirectes
Il s'agit de charges concernant plusieurs projets. Chaque charge indirecte doit être répartie sur les différentes actions à l'aide d'une clé de répartition : temps d'occupation des locaux, nombre d'enfants accueillis, nombre de projets, nombre de jours d'activités, heures de formation réalisées, activité des salariés...
Un calcul simplifié, basé sur la proportionnalité, est accepté. Vous devrez alors indiquer que la règle de répartition utilisée est la proportionnalité.
Exemple :
Budget de l'association : 10 000 € dont charges fixes de fonctionnement (loyer, assurance, ...) 1 000 € soit 10 % du budget.
Budget de l'action à subventionner : 2 000 €
Calcul des charges fixes de fonctionnement pour l'action : 10 % de 2 000 € soit 200 €
Contributions volontaires en nature
Il vous faut ici indiquer la méthode de calcul utilisée pour l'évaluation du temps de travail des bénévoles et la valorisation des frais qu'ils ont engagés.
Annexes au compte-rendu financier
Commentaire sur les écarts
L'association doit expliquer les éventuels écarts entre le projet initial et l'action effectivement réalisée. Il peut s'agir de la survenance d'une difficulté imprévisible ou de la décision de modifier la mise en oeuvre du projet afin qu'il en ressorte amélioré.
Le financeur acceptera ces écarts à condition qu'ils soient bien justifiés. Vous devez donc décrire les moyens mis en oeuvre et les changements apportés au projet initial.
Information qualitative
Mise en œuvre du projet
La subvention est généralement attribuée pour financer un projet. Décrivez simplement l'action qui a eu lieu en vous aidant de la présentation de votre projet dans le dossier initial.
Si la subvention concerne le fonctionnement de votre association, utilisez le rapport d'activités présenté en assemblée générale et mettez en valeur les nouveautés, les difficultés et les succès rencontrés durant l'exercice.
Nombre approximatif de personnes bénéficiaires
N'oubliez pas de distinguer adhérents de l'association et bénéficiaires de l'action, ces derniers n'étant pas forcément adhérents. Si l'action se déroule depuis quelques années, cette question va permettre de mesurer l'évolution du nombre de bénéficiaires.
Un nombre faible de bénéficiaires est assez normal lorsque l'action est encore récente. En revanche, la baisse régulière des bénéficiaires au cours des années est un mauvais indicateur. L'action nécessite soit d'être adaptée, soit d'être stoppée. Dans tous les cas, vous allez devoir expliquer quelles causes vous voyez à ce problème et comment vous comptez le résoudre.
Dates et lieux de réalisation de l'action
Cette question permet à l'association de prouver qu'elle a bien réalisé le projet subventionné et au financeur d'opérer d'éventuelle
s vérifications. C'est aussi l'occasion pour l'association de montrer que les périodes et les lieux d'intervention de l'action correspondent bien aux priorités du financeur.
Résultats du projet
Définir si les objectifs du projet ont bien été atteints nécessite à l'association de se reporter aux indicateurs d'évaluation choisis lors de sa demande de subventionnement.
Le financeur peut-il exiger de l'association la communication de ses comptes annuels ?
Recevoir de l'argent public implique, pour l'association bénéficiaire, l'obligation de se soumettre au contrôle financier de la collectivité publique qui lui a accordé une subvention.
Chaque année, l'association est donc tenue de remettre au financeur une copie certifiée par le président ou par le commissaire aux comptes :
de son budget,
du bilan et du compte de résultat,
des documents faisant connaître les résultats de son activité(3) et ceux dont la production est visée dans la convention de subvention.
Ces documents doivent être produits en principe dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes de l'exercice au cours duquel les subventions ont été versées. Si, dans la convention d'objectifs qui a été signée, cette obligation n'a pas été rappelée, l'association n'est est pas, pour autant, dispensée.
Tout refus de communiquer les documents demandés peut entraîner l'annulation de l'attribution de la subvention ou sa restitution (art 14 alinéa 3 du décret-loi du 2 mai 1938).
Association percevant plus de 153 000 euros de subvention
Toute association ayant reçu annuellement des autorités administratives, au sens de l'article 1er de la loi du 12 avril 2000, ou des établissements publics à caractère industriel et commercial une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse 153 000 euros, doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe.
Ces mêmes associations sont tenues également de nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant (c. com. art. L. 612-4 et D. 612-5). Depuis le 11 décembre 2016, date d'entrée en vigueur de la loi Sapin 2, la désignation d'un commissaire aux comptes suppléant ne s'impose que si le commissaire aux comptes est une personne physique ou une société unipersonnelle (C. com. art. L 823-1, I-al. 2).
Par ailleurs, les peines prévues à l'article L. 242-8 du code de commerce (une amende de 9 000 €) sont applicables aux dirigeants de l'association qui n'ont pas, chaque année, établi un bilan, un compte de résultat et une annexe. À la demande de tout intéressé, le président du tribunal, statuant en référé, peut enjoindre sous astreinte aux dirigeants d'assurer la publicité des comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. Le président du tribunal peut, dans les mêmes conditions et à cette même fin, désigner un mandataire chargé d'effectuer ces formalités.
Le contrôle peut-il déboucher sur l'annulation de la subvention ?
En l'absence de convention d'objectifs
La signature d'une convention d'objectifs crée un droit absolu pour l'association. La résiliation brutale d'une convention d'objectifs avant son expiration est toujours sanctionnée par le juge administratif.
Toutefois, lorsque la convention peut être qualifiée de contrat administratif, la collectivité publique peut décider de le résilier unilatéralement, pour des motifs d'intérêt général. En l'absence de faute de sa part et si elle a subi un préjudice, l'association pourra se voir indemnisée par le juge administratif.
En présence d'une convention d'objectifs
Une décision d'attribuer une subvention crée des droits au profit de l'association. Elle ne peut donc être annulée.
Exceptionnellement, une subvention peut valablement être annulée :
pour illégalité, dans les 4 mois suivant son adoption, notamment lorsque la décision d'attribution a été obtenue par fraude,
en cas de dissolution de l'association,
lorsque les conditions auxquelles elle est subordonnée ne sont plus remplies.
Une municipalité qui voit une de ses délibérations annulée pour vice de forme reste redevable de la subvention octroyée lors de ses débats.
En dehors de ces cas, toute annulation est illégale et la collectivité publique qui y procèderait peut être condamnée à indemniser l'association.
