Quelles nouveautés pour l'organisation de son AG ?

Cette réponse est donnée à titre de primo-information et ne constitue en aucun cas un conseil juridique.

Article mis à jour le 19 mai 2021

Question :

Quelles nouveautés pour l'organisation de son AG  ?

 

Réponse :

 

**Nouveauté** : Un  nouveau Décret n° 2021-606 du 18 mai 2021 modifie le décret du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire.  Vous pouvez retrouver dans le Document de synthèse mis à jour par la DRAJES des Pays de la Loire le 19 mai Par ailleurs, le décret n°2021-255 du 9 mars 2021 continue de proroger la durée d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et prolonge les règles de report ou tenue des instances associatives et notamment des assemblées générales jusqu’au 31 juillet 2021.

 

A noter que jusqu'au 31 juillet 2021, il est possible de tenir une assemblée générale (AG) : 

·         en présentiel dans un lieu privé

·         en présentiel dans un ERP ouvert dans le respect de la jauge prévue pour cet ERP (35% de la capacité à concurrence de 800 personnes maximum, configuration assise avec 1 siège inoccupé entre 2 personnes)

·         ou à distance selon les modalités suivantes (nouvelle mesure entrée en vigueur au 1er décembre 2020 jusqu’au 31 juillet 2021) si l’organisation en présentiel ne permettrait pas de respecter ces mesures et gestes barrières :

o    Avec convocation par courrier électronique même lorsque les statuts prévoient une convocation par voie postale de manière exceptionnelle.

o    En visioconférence ou en audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent, dès lors que ces moyens de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. 

o    Par un vote par correspondance ou un vote électronique des membres même si ces modalités ne sont pas déjà prévues dans les statuts. (art. 5 et 5 ; v. ci-après). La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, à moins qu'il soit déjà prévu de droit.

o    Via la consultation écrite des membres des assemblées même lorsque ce mode de prise de décision n'était pas prévu dans les statuts (nouvelle mesure entrée en vigueur au 1er décembre 2020 jusqu’au 31 juillet 2021)

o    A "huis clos" (article 4 de l’Ordonnance)

Lire notre article sur les modalités de réunions d'AG à distance

 

Existe-t-il la possibilité d'un report supplémentaire pour tenir son AG ?

Le décret n°2021-255 du 9 mars 2021 en application de l’ordonnance du 02 décembre 2020 prévoit la possibilité de reporter leur assemblée générale jusqu’à 3 mois après la date légale ou réglementaire initialement prévue pour approuver les comptes annuels, jusqu'au 31 juillet 2021. Si la période de réunion de l’assemblée générale est précisée dans les statuts et que celle-ci ne peut se tenir, il convient alors que la décision de son report soit prise de façon transparente et démocratique, d'informer les membres des difficultés rencontrées et de leur demander leur avis sur ce report afin que la décision ne soit pas prise unilatéralement par le bureau ou le conseil d’administration.

Les conséquences d'un décalage très important des AG et de la validation des comptes sont principalement administratives, puisque des financeurs peuvent demander ces documents (comptes approuvés, rapport d'activité) soit pour contrôler l'utilisation des subventions, soit pour instruire de nouvelles demandes. Mais les mesures permettent de pouvoir s'adapter et la tolérance va être grande.

L'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 et l'ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 prise sur habilitation de l’article 10 de la loi précitée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire et des périodes de confinement, ont introduit plusieurs assouplissements pour les associations et ont apporté des modifications qui concernent notamment l'AG et les réunions de l'instance dirigeante de l'association (CA, bureau...). Les responsables associatifs peuvent en effet reporter ou modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives.

L’assemblée générale est un moment important de la vie démocratique d’une association, qui participe en outre à son dynamisme. Elle permet par ailleurs de valider les différents rapports relatifs à l’année écoulée (rapport moral, rapport financier, rapport d’activité), qui sont pour certains exigés par les partenaires notamment financiers. Il est donc vivement conseillé d'organiser votre Assemblée Générale (AG) malgré le contexte sanitaire que nous connaissons avec la propagation de l'épidémie de Covid 19. Même durant la crise sanitaire, les associations doivent tenir leur assemblée générale conformément à ce qui est prévu dans leurs statuts, tout en prenant en compte les dispositions spécifiques liées à la crise sanitaire.

 

Télécharger la FAQ "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire" éditée par le Ministère de l'économie, des finances et de la relance mise à jour au 15 mars 2021.

 

 

 

 Sources :

·         Document de synthèse mis à jour par la DRAJES des Pays de la Loire le 19 mai

·         Décret n° 2021-606 du 18 mai 2021

·         décret n°2021-255 du 9 mars 2021

·         décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020

·         Ordonnance n° 2020-1497, 2 déc. 2020, JO 3 déc.

·         Ordonnance n° 2020-1497, 2 déc. 2020, rapport au président de la République, JO 3 déc.

·         DRDJSCS des pays de la Loire - Décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020

·         Webinaire du 9 juin sur la tenue des instances de gouvernance à distance