D GAYRAUD: Organiser son AG pendant la crise sanitaire

COVID 19 - Organiser son AG pendant la crise sanitaire

1er/06/2021

Même durant la crise sanitaire, les associations doivent tenir leur assemblée générale conformément à ce qui est prévu dans leurs statuts.

L’assemblée générale est un moment important de la vie démocratique d’une association, qui participe en outre à son dynamisme. Elle permet par ailleurs de valider les différents rapports relatifs à l’année écoulée (rapport moral, rapport financier, rapport d’activité), qui sont pour certains exigés par les partenaires notamment financiers.

Cependant, la tenue des AG peut être rendue difficile au vu du contexte sanitaire.

C’est pourquoi, les ordonnances prises en application de la loi d’urgence covid-19 permettent aux responsables associatifs de reporter ou de modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives.

Pour en savoir plus : Site du Ministère chargé de la vie associative

Comment organiser son AG en période de crise sanitaire ?

Depuis le 19 mai 2021, les AG peuvent se dérouler :

en présentiel si elle se déroule dans un ERP autorisé à accueillir du public (ex : salle des fêtes ou de réunions), en respectant une jauge réduite (35% de la capacité d’accueil jusqu’au 9 juin, 65% entre le 9 et le 30 juin), avec un public assis (1 siège sur 2 laissé libre), dans la limite de 800 personnes et en respectant le couvre-feu ;

à distance si l’organisation en présentiel ne permettrait pas de respecter ces mesures et gestes barrières,

via une consultation écrite (nouvelle mesure entrée en vigueur au 3 décembre 2020 jusqu’au 30 septembre 2021).

Les trois paragraphes suivants vous apportent des précisions complémentaires sur les règles et obligations à respecter selon que l’AG se déroule en présentiel, à distance ou par voie de consultation écrite+vote par correspondance.

Organisation des assemblées générales en présentiel

Schéma synthétisant les règles à respecter pour organiser son AG en présentiel :

(cliquez sur le document pour le télécharger en pdf)

Organisation AG présentiel_mai juin 2021

Réunir ses instances statutaires à distance durant la crise sanitaire

(cliquez sur le document pour le télécharger en pdf)

Covid 19 - Réunir ses instances sanitaires - Schéma

Organiser son AG par voie de consultation écrite et vote par correspondance :

Depuis le 3 décembre et jusqu’au 30 septembre 2021, il est possible d’avoir recours à une consultation écrite des membres complétée par un vote par correspondance, même si les statuts de l’association ne le prévoient pas. (réf : ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 modifiée par le VI de l’article 8 de la loi n°2021-689 du 31 mai 2021).

Exemple de procédure :

envoyez à tous les membres (par exemple par mail) les différents rapports (moral, d’activité, financier), accompagné si possible de commentaires de la part des dirigeants qui les auraient présentés en présentiel ;

joignez à votre envoi un bulletin de vote que les membres vous retourneront par mail ou par voie postale / vous pouvez également utiliser un logiciel pour procéder à des votes en ligne (exemples - attention, certains sont payants : framavox (libre - permet le vote à bulletin secret), loomio (libre - permet le vote à bulletin secret), balotilo, alphavote, neovote, gs vote, easyquorum, slib, etc.) ;