Les comptes et les différents documents comptables d'une association loi 1901

Association Tenir la comptabilité

 

Les comptes et les différents documents comptables d'une association loi 1901

Mis à jour le 18 mai 2019

Toute association, quelle que soit son activité ou sa taille, est susceptible d'être contrôlée par l'administration fiscale. A ce titre, elle est tenue de tenir une comptabilité même élémentaire.

Les comptes

Qu'est-ce qu'un compte ?

Un compte permet d'enregistrer un élément du patrimoine ou de l'activité de l'association en particulier. Par exemple, il existe un compte pour suivre la valeur du matériel de l'association, un autre pour son compte bancaire, un pour ses ventes, etc.

Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.

Il ne faut pas confondre « les comptes » avec « les comptes annuels ». Les comptes annuels (ou états financiers) sont un terme réservé au bilan et au compte de résultat.

 

Comment sont numérotés les comptes ?

Le plan comptable général répartit les comptes en 7 catégories auxquelles il donne le nom de classe. La classe d'un compte correspond au premier chiffre de son numéro.

Les comptes de classe 1 à 5 correspondent au patrimoine de l'association et forment le bilan de fin d'année. Les comptes de classe 6 et 7 illustrent les dépenses et recettes de l'association : ils sont à la base du compte de résultat. Le compte de classe 8 est un compte spécial, hors comptabilité, qui permet de valoriser et de comptabiliser le coût du travail effectué par les bénévoles de l'association. Les petites et moyennes associations n'ont pas réellement d'intérêt à le remplir.

Les comptes sont ensuite divisés en sous comptes (deux, trois ou quatre chiffres selon les cas) permettant de détailler précisément l'opération réalisée. En principe, la numérotation des comptes comporte six chiffres. Toutefois, dans la majorité des cas, trois chiffres suffisent, et le numéro est alors complété par des zéros pour atteindre les six chiffres requis.

Faut-il utiliser tous les comptes figurant dans le Plan comptable associatif ?

Non, cela dépend de la taille et des besoins de l'association.

Le mini-plan comptable, qui ne compte qu'une quarantaine de comptes, a été établi dans le respect de la loi comptable. Il a été conçu pour répondre aux besoins de la majorité des associations (80 % d'entre elles), pour qui l'utilisation du plan comptable, même simplifié, représente un travail trop important. Il regroupe tous les comptes correspondant aux classifications générales, c'est-à-dire ne comportant que trois chiffres. Mais cela ne doit pas empêcher l'association d'utiliser des comptes plus précis lui paraissant indispensables.

Les associations un peu plus grandes pourront utiliser le plan comptable simplifié qui comporte à peu près 90 comptes. Il va plus loin dans le détail que le mini-plan comptable mais n'est pas aussi détaillé que le véritable Plan comptable des associations. Ainsi, là où le plan comptable ne comporte qu'un seul compte pour enregistrer le matériel (compte 218 « Autres immobilisations corporelles), le plan comptable simplifié distingue dans trois comptes différents les « Installations générales, agencements, aménagements divers » (compte 2181), le « Matériel de transport » (compte 2182) et le « Matériel de bureau et matériel informatique » (compte 2183).

Les grandes associations utiliseront le Plan comptable des associations. Il va plus loin dans le détail que le plan comptable simplifié. Là où ce dernier distingue le matériel dans trois comptes différents, le Plan comptable des associations utilise cinq comptes différents (s'y rajoutent le compte 2184 « Mobilier » et le compte 2184 « Cheptel »).

Doivent utiliser le Plan comptable des associations :

1.     les associations bénéficiant d'une aide publique annuelle supérieure à 153 000 euros ;

2.     les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée des associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros,

3.     les associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3100 000 euros, bilan de plus de 1 550 000 euros, effectifs dépassant 50 salariés (des obligations comptables renforcées, non détaillées ici, sont applicables aux associations dont l'effectif salarié est supérieur à 300 salariés et dont le montant du chiffre d'affaires ou des ressources est supérieur à 18.000.000 euros),

4.     les associations reconnues d'utilité publique,

5.     les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 euros qui doivent à ce titre signer une convention et fournir un compte rendu financier normalisé tel que défini par l'arrêté du 11 octobre 2006 ;

6.     les associations qui sollicitent l'agrément d'une autorité publique et qui, de ce fait, font l'objet d'une convention fixant les conditions de l'agrément (sauf si une loi précise ces conditions),

7.     les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social,

8.     les associations ayant pour but exclusif l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté,

9.     les associations d'intérêt général recevant des versements par l'intermédiaire d'associations relais,

10.  les groupements politiques et les associations de financement électoral,

11.  les organismes faisant appel à la générosité publique,

12.  les associations qui émettent des valeurs mobilières,

13.  les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisées aux impôts de droit commun,

14.  les groupements sportifs sous forme d'association à statut particulier, et les fédérations sportives.

Les documents comptables

En comptabilité, on distingue les journaux, le grand livre et la balance.

Des journaux (ou du livre-journal)...

Un journal est une liste d'écritures comptables, enregistrées de façon chronologique, au débit et au crédit selon la nature de l'opération. Un journal est dit auxiliaire lorsqu'il n'enregistre qu'une seule catégorie d'opérations. On distingue le journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, le journal de caisse, le journal de paie et le journal des opérations diverses. Tous les journaux utilisés sont des journaux auxiliaires.

Celui portant le nom de journal général ou de livre-journal est celui qui récapitule le total de toutes les opérations des journaux auxiliaires.

...au grand-livre

Les lignes du ou des journaux sont reportées dans un document appelé grand-livre (les logiciels comptables le font automatiquement) où elles sont séparées et classées par numéro de compte. Pour chaque compte, les mouvements comptabilisés au débit et au crédit sont regroupés et il devient alors possible d'en calculer le solde.

Du grand livre à la balance

Les soldes calculés sur le grand-livre sont enfin reportés sur la balance, toujours classés dans l'ordre des numéros de compte. Les soldes débiteurs sont présentés dans une colonne distincte des soldes créditeurs. Un total est ensuite calculé en bas de chaque colonne. Le total des soldes débiteurs doit être égal au total des soldes créditeurs.

Lorsque l'association n'utilise pas de logiciel comptable, des risques d'erreurs de saisie, de report ou de calcul sont possibles. L'usage d'un logiciel supprime ce risque car le logiciel refusera de valider des écritures déséquilibrées et tout le travail de tri, de report et de calcul des soldes sera effectué par l'ordinateur.

De la balance aux comptes annuels

Finalement, les soldes de la balance sont regroupés pour former les rubriques des états annuels, le bilan et le compte de résultat. Ces derniers permettront au trésorier de préparer le rapport de gestion pour l'assemblée générale annuelle.