Délai convocation d'une Assemblée ordinaire d'une Association

GUIDE DES ASSOCIATIONS (DATE DE PUBLICATION : 12/2018)

RÉGIME JURIDIQUE

LES ADHÉRENTS

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

RÉGIME JURIDIQUE

L’assemblée générale

Catégories d’assemblée

Une pratique répandue

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Organe essentiel de l’association, l’assemblée générale réunit tous ceux qu’unit le contrat d’association et détient, en fin de compte, tous les pouvoirs. Il s’est instauré une pratique, reprise des sociétés commerciales, visant à distinguer l’assemblée générale ordinaire et celle dite « extraordinaire ». Aucun texte n’impose certes ces deux catégories d’assemblées, mais cet usage a le mérite d’attirer l’attention des membres sur la gravité des décisions à prendre.

La tenue d’une assemblée est obligatoire dans certains cas particuliers. Tel est par exemple le cas pour une association émettant des obligations (c. mon. fin. art. L. 213-15, al. 2).

Organe essentiel. Quelle que soit l’organisation de l’association, l’assemblée générale en constitue l’organe essentiel. Ainsi, en l’absence d’une disposition statutaire ou d’une délégation de pouvoirs à un autre organe, les actes dépassant l’administration courante d’une association ne peuvent être décidés que par la collectivité des associés réunis en assemblée générale (rép. Olin, JO 21 août 1997, Sén. quest. p. 2175 ; rép. Dupilet n° 35572 JO 21 février 2000, AN quest. p. 1186).

L’assemblée générale ordinaire

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L’assemblée générale ordinaire se réunit aux époques fixées par les statuts (rép. Le Nay n° 124482 JO 20 mars 2012, AN quest. p. 2469), généralement une fois par an. Des statuts particuliers imposent parfois la tenue d’une assemblée annuelle (c. mon. fin. L. 213-15, al. 2, concernant les associations émettant des obligations).

Elle est en principe convoquée par le président ou par les administrateurs. Certains statuts prévoient cependant que l’assemblée générale peut être réunie à la demande d’un certain nombre de sociétaires (par exemple, le tiers des membres).

L’assemblée se prononce sur toutes les questions qui n’ont pas été attribuées par les statuts au conseil d’administration. Elle entend le rapport moral et le rapport financier sur la situation de l’association. Elle approuve les comptes et la gestion en donnant quitus aux administrateurs (le vote du budget peut, par une clause précise des statuts, relever de la compétence du conseil d’administration).

L’assemblée a un pouvoir de décision sur les actes touchant le patrimoine de l’association : achats, ventes, échanges, constitutions d’hypothèques.

Elle élit et procède, s’il y a lieu, au renouvellement des membres du conseil d’administration ; elle peut aussi les révoquer, même si cette question n’est pas à l’ordre du jour (voir § 268). Elle a très souvent le pouvoir de prononcer en dernier ressort l’exclusion d’un membre (voir §§ 198 à 202).

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Convocation à l’assemblée

Règles impératives

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Les statuts déterminent la composition, la convocation et la tenue des assemblées. Il convient cependant de respecter les règles essentielles suivantes :

-l’assemblée doit être convoquée dans les formes prévues par les statuts. Est donc nulle l’assemblée réunie à l’initiative du secrétaire auquel les statuts ne donnaient pas ce pouvoir (CA Paris 25 septembre 1990, RTD com. 1991, p. 255 ; CA Caen, 1re ch. civ., 22 novembre 2011, n° 10-00889) ;

-la convocation doit faire connaître l’objet de la réunion (CA Aix-en-Provence 11 mars 1985, Gaz. Pal. 1986, I, somm. p. 17). L’ordre du jour est indispensable, d’autant plus si la représentation est admise ;

-la convocation ne doit pas être envoyée trop tard : une assemblée générale a été annulée, parce que la convocation avait été envoyée moins de 15 jours avant la date de la réunion (TGI Seine, 11 décembre 1961, D. 1962, somm. 65). Il est nécessaire de respecter « un délai raisonnable » permettant aux membres d’être informés assez tôt (CA Paris, 24 avril 2011, n° 09-19011) ;

-l’assemblée ne peut délibérer que sur l’ordre du jour communiqué aux adhérents, sous peine de nullité. Toutefois, l’assemblée peut délibérer sur une mesure non insérée dans l’ordre du jour (révocation des dirigeants) lorsque cette mesure provient d’un incident né pendant l’assemblée générale (cass. civ., 1re ch., 19 janvier 1970, n° 68-12994 ; cass. civ., 1re ch., 29 novembre 1994, n° 92-18018).

• Modèle de convocation. Un modèle est proposé ci-après.
• À défaut de convocation. Dans le silence des statuts, la convocation de l’assemblée se fait conformément à la pratique observée au cours des années précédentes ; si la convocation a toujours été réalisée verbalement et par affichage, il n’y a pas lieu d’adresser des convocations individuelles (CA Lyon, 1re ch. civ. B, 29 novembre 2011, n° 10-04032). Par ailleurs, en l’absence de convocation de l’assemblée générale prévue aux statuts, les membres de l’association peuvent demander au juge des référés la désignation d’un administrateur provisoire. Le juge peut également accorder un délai supplémentaire aux dirigeants pour convoquer l’assemblée. Ainsi un bureau (qui était chargé de cette convocation) a-t-il obtenu un délai supplémentaire de 4 mois pour convoquer l’assemblée générale (CA Pau 19 mai 2003, Juris associations n° 295, p. 7).

CONVOCATION

Association

X ……………

35, boulevard ………… Lyon

Tél. : ……………

Convocation à l’assemblée générale de l’association.

Le conseil d’administration vous invite à l’assemblée générale qui se tiendra le mardi … 2019 à 14 heures au siège de l’association.

L’ordre du jour de cette assemblée est le suivant :

-Rapport moral et rapport financier de l’exercice 2018

-Budget prévisionnel 2019

-Renouvellement des membres sortants

-Élection de nouveaux membres au conseil d’administration.

Nous comptons très vivement sur votre présence. Pour le cas où vous ne pourriez pas assister à cette assemblée, veuillez nous retourner le pouvoir ci-joint complété et signé par vous-même.

Nous vous rappelons que, conformément à l’article … de nos statuts, seuls les membres à jour de leur cotisation annuelle peuvent participer aux votes de l’assemblée générale.

Mode de convocation

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La convocation peut être soit individuelle, soit collective (avis publié dans la presse susceptible d’être lue par les membres, affichage dans les locaux de l’association), les statuts fixant le mode de convocation.

• Convocation via la presse. La convocation des membres d’un moto-club insérée dans un journal d’annonces légales est irrégulière, cette publication étant peu lue par les intéressés (TGI Paris 5 février 1989, RTD com. 1989, p. 690).
• Convocation par Internet. Une association, dont les adhérents résident en France et dans de nombreux pays étrangers, peut les convoquer aux assemblées en utilisant les réseaux informatiques Internet et intranet (trib. com. Paris 10 octobre 2001, Dr. Soc. juin 2002, p. 10).

Convocation de tous les adhérents

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La composition de l'assemblée est fixée librement dans les statuts. Peuvent être exclus d'une assemblée certaines catégories de membres. Par exemple, les statuts peuvent prévoir que seuls les membres de l'association pourvus d'une voix délibérative participent aux assemblées (cass. civ., 1re ch., 25 avril 1990).

Lorsque les statuts sont muets, il convient de convoquer tous les adhérents réguliers, y compris ceux qui n’ont pas réglé leurs cotisations bien qu’ils puissent être déchus du droit de vote. En effet, par sociétaires en exercice, il faut entendre les adhérents à jour de leurs cotisations à la date de la convocation de l’assemblée ou les membres dispensés du versement d’une cotisation (membres « d’honneur » ou « honoraires ») qui ont le droit de siéger à l’assemblée générale avec voix délibérative. Les statuts peuvent avoir prévu que le non-paiement des cotisations prive l’adhérent de participer aux délibérations et aux activités de l’association, les conditions de participation s’appréciant au jour de la convocation.

• À jour des cotisations. Selon le garde des Sceaux, les statuts peuvent subordonner la participation des sociétaires à l’assemblée générale au paiement de leurs cotisations, ce paiement pouvant conditionner soit la convocation à l’assemblée, soit la participation des sociétaires à l’assemblée ou leur participation au vote. Dans le silence des statuts, le non-paiement des cotisations n’entraînant pas automatiquement l’exclusion des sociétaires, ceux-ci apparaissent pouvoir, sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux, participer aux assemblées tant que le contrat d’association n’a pas été judiciairement résolu pour manquement aux obligations résultant pour eux de ce contrat (rep. Godfrain, JO 21 novembre 1994, AN quest. p. 5791).
• Application des statuts. En présence de statuts conférant expressément un droit de vote à tous les associés, doivent être annulées les assemblées générales auxquelles n’ont pas été convoqués tous les associés en application d’un règlement intérieur (CA Paris 17 septembre 1996, Rev. soc. 1997, 179 ; JCP éd. E 1996, pan. 1042).
• Adhérents sans droit de vote. Lorsque les statuts précisent que l’assemblée générale comprend tous les membres disposant ou non statutairement du droit de vote, doivent être annulées les décisions de l’assemblée générale extraordinaire pour laquelle le conseil d’administration n’avait convoqué que les membres ayant droit de vote (cass. civ., 1re ch., 27 juin 2000, n° 98-16498) ; peu importe que cette convocation de 16 000 personnes à une assemblée aurait présenté une lourdeur et que certains associés ne disposent pas du droit de vote.

Action en nullité

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Pour la Cour de cassation, les formalités imposées par les statuts d’une association pour la convocation et les délibérations de l’assemblée générale protègent les intérêts privés des membres de l’association. Dès lors, leur non-respect peut être sanctionné par la nullité relative des délibérations qui se prescrit par 5 ans (c. civ. art. 1179 ; cass. civ., 1re ch., 10 juillet 1979, n° 78-11286). Ce délai de prescription court à compter de la date de la délibération contestée (c. civ. art. 2224).

• Qualité pour agir. L'annulation des délibérations peut être demandée uniquement par les personnes victimes de l'irrégularité (cass. civ., 1re ch., 18 septembre 2008, n° 06-14637). L'action en nullité peut, le cas échéant, être exercée par un membre (cass. civ. 19 janvier 1970, n° 68-12994 ; cass. civ. 13 juin 1979, n° 78-10286). L'action est recevable, même en présence d’une clause statutaire aux termes de laquelle le conseil d’administration s’est réservé le droit de régler toute contestation relative à l’interprétation des statuts (CA Paris 2 avril 1991, JCP éd. E 1991, pan. 508).
• Une délibération en assemblée générale donnant mandat au président d'effectuer la vente de certains biens de l'association est annulée. Les membres de l'association souhaitent demander l'annulation de l'acte de vente en se prévalant de l'absence de pouvoir du président au moment de la vente. La demande est rejetée. En effet, la nullité issue du défaut de mandat est une nullité relative, qui ne peut être invoquée que par la personne représentée, c'est-à-dire l'association elle-même (cass. civ., 1re ch., 28 février 2018, n° 16-20057).
• Absence d’effet rétroactif. À défaut de stipulation législative, réglementaire ou statutaire contraire, l’annulation d’une délibération prise par l’assemblée générale d’une association ne peut avoir d’effet rétroactif (cass. civ., 1re ch., 19 novembre 1991, n° 89-19383).
• Non-respect des règles statutaires. La nullité de la délibération d’une assemblée générale d’association syndicale libre résulte du seul fait que cette assemblée n’a pas respecté les règles statutaires relatives aux modalités de vote (cass. civ., 1re ch., 27 juin 2000, n° 98-23193). Cette solution est transposable aux associations de droit commun.
• Référé. Dans le cas où les litiges relatifs aux élections des dirigeants par l’assemblée ont pour résultat d’entraver le fonctionnement régulier de l’association ou de compromettre les intérêts de celle-ci, la voie du référé est ouverte aux membres de l’association (rép. Mariani, n° 49970, JO 23 octobre 2000, AN quest. p. 6125).
• Non-paiement des cotisations. Une association agit contre certains de ses membres pour obtenir le paiement de cotisations dont la répartition avait été votée en assemblée générale. Les membres justifient leur défaut de paiement en s’opposant à la décision de l’assemblée. Les juges suivent ce raisonnement et repoussent l’action de l’association. Cette décision est censurée par la Cour de cassation : plus de 5 ans se sont écoulés depuis l’assemblée générale sans que la nullité de sa décision ne soit demandée. Les membres doivent donc régler les cotisations demandées (cass. civ., 1re ch., 9 juillet 2002, n° 99-21735).
• Délai de convocation non respecté. Les statuts de l’association prévoient que les convocations à l’assemblée générale doivent être adressées aux membres au moins un mois avant la date de réunion. Les convocations sont envoyées le 12 mai alors que la réunion de l’assemblée est fixée pour le 29 mai. Les juges ont prononcé la nullité de l’assemblée générale (CA Versailles, 4e ch., 3 février 2003, Dr. Soc. mars 2004, p. 18).
• Atteinte à l’intérêt collectif. Une association gère l'organisation d'un centre commercial. L’assemblée générale de l’association modifie les conditions de calcul des cotisations en favorisant largement les commerçants fondateurs (en l’occurrence, deux grandes surfaces majoritaires dans l’association). En justice, cette délibération est annulée, car elle porte atteinte à l’intérêt collectif (cass. civ., 1re ch., 4 avril 2006, n° 03-13894).