Le Haut Conseil à la vie associative VOTE ASSOCIATION

21 novembre 2016

Préambule

Par courrier du délégué interministériel, directeur de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative, en date du 8 septembre 2016, le Haut Conseil à la vie associative a été saisi d’une demande d’analyse et de recommandations sur « les possibilités d’emploi d’outils de communication électronique dans le fonctionnement des instances délibératives et dirigeantes, voire des commissions internes, des associations ».

Afin de répondre au mieux dans le délai imparti, Haut Conseil a procédé à une enquête rapide dont les résultats se trouvent en annexe.

Cette enquête n’a aucune volonté d’exhaustivité et ne saurait revendiquer un quelconque caractère scientifique.

Son seul objectif étant de permettre, à travers les réponses d’associations diverses dans leur taille et leur secteur d’intervention, de répondre aux interrogations formulées dans la commande avec des données réelles.

1. Retour de l’enquête

Le questionnaire a été transmis par voie électronique via les membres du Haut Conseil à la vie associative sur une période de deux semaines du 11 au 25 octobre 2016.

230 réponses ont été reçues et 226 exploitables. 85 associations nationales et 141 associations locales. Les principaux constats sont les suivants :

Le vote par pouvoir

La plupart des associations ont prévu dans leur statuts ou règlement intérieur, un dispositif de vote par pouvoir donné à un autre adhérent (87%).

Les autres modalités

Près d’un quart d’entre elles, (23,5%) ont prévu également d’autres modalités comme le vote par correspondance pour 13% ou le vote électronique pour 10,5%

Plusieurs grandes fédérations utilisent le vote électronique.

L’enquête montre qu’il est assez fréquent qu’une association utilise à la fois le système du pouvoir et celui du vote par correspondance. L’utilisation à la fois du pouvoir et du vote électronique est moins répandu.

L’utilisation de la messagerie électronique

Sur l’ensemble des réponses, seules 3 associations ont déclaré ne pas utiliser la messagerie électronique pour communiquer avec leurs adhérents.

92,5% d’entre elles l’utilisent pour envoyer les convocations aux réunions d’instances, quelques-unes doublent cet envoi d’une transmission postale.

La messagerie est également largement utilisée pour l’envoi des documents préparatoires et pour les comptes rendus.

73,5% utilisent cet outil pour recueillir des avis et commentaires avant la prise de décision sur des sujets particuliers.

Débats et difficultés éventuelles des associations

A la question : La question de l'utilisation de ces différents outils a-t-elle déjà fait débat dans votre association (sécurité-confidentialité-contrôle-limitation des échanges ...) ?

La plupart des associations ont répondu que cette question avait été débattue dans leurs instances, peu ont signalé des difficultés, en dehors des réticences dues à l’âge de certains utilisateurs.

S’agissant des solutions techniques utilisées, plusieurs logiciels ont été cités.

Les obstacles évoqués le plus fréquemment sont : La capacité des membres à utiliser les outils informatiques et le coût des équipements.

Plusieurs d’entre elles souhaiteraient un accompagnement en termes de formation ou de choix de logiciels peu couteux.

2. Etat du droit Principe général

La loi de 1901 et son décret d’application du 16 août de la même année, n’ont prévu aucune règle quant au mode d’organisation et de fonctionnement applicables aux associations.

En effet, le premier principe qui s’applique est celui de l’entière liberté d’organisation, l’association étant un contrat, le principe est celui de la liberté contractuelle. Le mode d’organisation est donc fixé par les statuts adoptés librement par les parties et auxquels doit adhérer toute nouvelle partie au contrat.

Cette dernière remarque plaide pour une large diffusion des statuts et du règlement intérieur s’il existe, aux membres et à tout nouvel adhérent.

Quelles questions se posent aujourd’hui ?

Des associations ont semble-t-il déjà interrogé les pouvoirs publics sur la possibilité de procéder par vote électronique dans le cadre de leurs instances, assemblée générale ou conseil d’administration notamment.

Celles-ci souhaitent mettre en œuvre ce mode de vote pour des raisons de simplification, notamment lorsqu’elles ont un grand nombre d’adhérents ou que ceux-ci sont dispersés sur le territoire voire au-delà, et ne peuvent pas toujours participer physiquement aux réunions.

Se posent alors des questions d’organisation et de sécurisation des votes, afin de garantir le principe de fonctionnement démocratique qui doit prévaloir dans les associations.

Qu’entend-on par fonctionnement démocratique :

Le principe de validation de conditions du tronc commun d’agrément, introduit à l’article 25-1 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 retient entre autres, celle d’un fonctionnement démocratique de l’association, qui sera précisé dans un décret.

Le fonctionnement démocratique d’une association suppose que tout adhérent peut participer aux délibérations et aux élections. Pour ces dernières, tant comme électeur que comme candidat, selon les dispositions fixées dans les statuts. Les membres doivent avoir accès à tous les documents nécessaires pour ces délibérations avant les réunions des instances devant lesquelles ils sont présentés.

L’éloignement physique, l’impossibilité ponctuelle d’être présent, peuvent empêcher la présence réelle.

Plusieurs solutions sont alors possibles :

Le vote par correspondance ; Le mandat ;

Le vote électronique.

Le vote par correspondance, comme le vote électronique, ne permettent pas le débat qui fonde en partie la démocratie. En effet, autant ce mode de scrutin est adapté aux élections de personnes, avec les règles de sécurité précisées et respectées, autant sur des orientations, l’absence de participation au débat peut tronquer la réalité du vote.

Le mandat s’analyse différemment car il suppose une confiance dans le mandataire qui alors peut se faire l’expression de son mandant dans le débat.

Le vote électronique, s’il semble peu répandu encore aujourd’hui, ne paraît pas poser de problème pour les associations qui l’utilisent.

Quelles réponses pour les associations ?

Comme exprimé ci-dessus, il s’agit avant tout de respecter le principe de liberté d’organisation et de fonctionnement démocratique des associations, c’est pourquoi on ne saurait régler ces questions dans un texte de portée générale, (décret notamment) quand bien même aucune procédure ne serait imposée. Organiser de façon règlementaire le fonctionnement des associations serait de nature à entacher ce principe de liberté.

Il serait dommageable de fixer dans un texte des procédures en constante évolution du fait de technologies toujours renouvelées.

On peut d’ailleurs saluer le discernement du législateur en 1901 qui a anticipé la possibilité d’évolution en ne fixant dans la loi rien sur le fonctionnement.

La solution la plus appropriée est sans doute celle de modèles de clauses dans les statuts, permettant ainsi aux associations qui le souhaitent de formaliser les procédures en toute sécurité.

Comme l’enquête rapide le montre, des associations utilisent le vote électronique et la plupart communiquent avec leurs membres grâce à ces outils.

3. Les recommandations

Si certaines associations ont besoin d’être guidées dans la mise en place de dispositifs de communication électronique, sécurisées et rassurées, des recommandations, des clauses à insérer dans les statuts peuvent être proposées.

Il est en effet nécessaire de rappeler les avantages et les inconvénients de ces procédures :

Avantage : Pour des associations ayant de nombreux adhérents répartis sur l’ensemble du territoire national voire au-delà, la procédure du vote électronique permet une réelle participation aux prises de décision, le fonctionnement démocratique étant respecté et le risque d’appropriation du pouvoir par un petit nombre écarté.

Inconvénient : Le débat en séance fondé sur l’échange et le dialogue disparaît et peut ainsi amoindrir la vitalité démocratique et la large participation des membres à la définition du projet associatif. Des outils d’échange en ligne doivent alors être promus pour pallier ces difficultés.

En conclusion, concernant l’utilisation de la messagerie électronique, celle-ci est largement répandue si on se réfère à l’enquête. Elle suppose quelques règles préalables qu’un certain nombre d’associations ont déjà mises en place et qui pourraient être proposées comme bonnes pratiques. En effet, la simplification d’utilisation des outils de communication électronique ne doit pas faire oublier le respect du principe d’échange qui guide la plupart des associations.

Les nouvelles technologies doivent pouvoir rester des facilitateurs et non des modes de fonctionnement unique.

4. Conclusion

Le Haut Conseil à la vie associative est opposé à toute mesure prise par quel que texte que ce soit, législatif, règlementaire … qui fixerait les modalités d’utilisation des outils électroniques par les associations dans le cadre de leur fonctionnement.

bonne gouvernance ASSOCIATION

Les clés d’une bonne gouvernance (avril 2014)

 Lorsqu’une association sollicite un agrément ministériel (environnement, éducation populaire, jeunesse et sport, famille…) l’État lui impose, en contrepartie, de se doter d’une bonne gouvernance. L’association doit alors répondre à trois critères : avoir un objet d’intérêt général, une transparence financière et un fonctionnement démocratique.

 Un objet d’intérêt général

On dit d’une association qu’elle exerce une activité d’intérêt général lorsqu’elle ne réserve pas ses activités à ses seuls membres mais qu’elle est ouverte à tous sans discrimination. En d’autres termes, elle ne doit donc pas fonctionner au profit d’un cercle restreint de personnes (exemples : associations d’anciens combattants ou d’anciens élèves).

Au-delà, l’activité doit être principalement non lucrative et présenter une utilité sociale en fournissant des besoins insuffisamment pris en compte par le secteur marchand ou en répondant à ces besoins dans des conditions différentes du secteur marchand appréciées au travers de la règle des « 4 P » :

o    produit proposé ;

o    public visé ;

o    prix pratiqué ;

o    absence de publicité.

Par ailleurs, l’intérêt général implique que la gestion de l’association soit d’une part bénévole et d’autre part désintéressée au sens fiscal du terme. L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par des personnes n’ayant aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l’activité. Les bénéfices générés par l’activité associative ne doivent pas non plus être distribués de manière directe ou indirecte, et ce sous quelque forme que ce soit. En outre, les membres et leurs ayants droit ne doivent pas avoir été déclarés attributaires d’une part quelconque de l’actif, sous réserve du droit de reprise de l’apport.

Une transparence financière

La transparence financière d’une association suppose tout d’abord que les comptes de l’association soient accessibles à tous les membres. En effet, par définition, la transparence financière est la manière dont l’organisation rend compte de la réalisation de sa mission sociale et de sa gestion au moyen de toutes données chiffrées. Ainsi, à titre d’exemple, lorsqu’une association perçoit plus de 153 000 € de subventions ou de dons ouvrant droit aux donateurs à avantage fiscal, les comptes de l’association doivent être publiés au Journal officiel et certifiés par un commissaire aux comptes.

Le fait de prévoir dans les statuts la possibilité de rémunérer certains dirigeants ou de faire certifier les comptes en l’absence de toute obligation légale représente également une garantie de transparence financière.

Un fonctionnement démocratique

Tout d’abord, pour qu’il y ait fonctionnement démocratique au sein de l’association, il est nécessaire que les instances statutaires se réunissent régulièrement et qu’elles soient régulièrement renouvelées. L’objectif étant que les décisions prises par l’association émanent d’un organe collégial et de procéder à l’élection de nouveaux dirigeants ou de reconduire les anciens.

Ensuite, le fonctionnement démocratique d’une association passe par le fonctionnement de l’assemblée générale. Cette instance élit les membres de l’instance dirigeante : membres du conseil d’administration (directement) et du bureau (directement ou indirectement par le biais des administrateurs). L’important étant que les membres fassent confiance aux dirigeants et se reconnaissent en eux.

Enfin, le fonctionnement démocratique d’une association doit être synonyme de transparence de la gestion. Il s’agit notamment pour l’association de communiquer suffisamment à l’avance à ses membres, par tout moyen approprié établi dans le règlement intérieur ou les statuts, les documents sur lesquels ils seront amenés à se prononcer (documents comptables et rapports annuels). Les statuts ou le règlement intérieur doivent également déterminer les modalités de déroulement des différents votes.

Pour en savoir plus :

Ø Lien vers Circulaire du 18 janvier 2010 relative aux relations entre les pouvoirs publics et les associations : conventions d’objectifs et simplification des démarches relatives aux procédures d’agrément.

Ø Notre guide Maitriser son fonctionnement / Les instances statutaires.

Ø Notre guide Créer son association / Les associations agréées.

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DROIT DES AFFAIRES

DROIT DES AFFAIRES

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·        Droit des sociétés

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Approbation des comptes : la procédure à suivre

 Jean-Paul Valadon, publié le 01/03/2001 à 00:00

Les détenteurs d'une société doivent se réunir chaque année pour approuver les comptes. Comment organiser cet événement rituel.

Toute société doit soumettre ses comptes annuels à l'approbation de ses associés (dans le cas d'une SARL) ou de ses actionnaires (dans le cas d'une SA). Les dirigeants disposent d'un délai de sept mois (après la clôture de l'exercice) pour effectuer toutes les formalités liées à cette approbation ainsi qu'à la publicité des comptes de la société. Dans le cas le plus courant, celui où l'exercice s'achève le 31 décembre, tout doit donc être terminé avant la fin du mois de juillet.

1. Qui approuve les comptes?

L'approbation (ou la désapprobation) des comptes annuels est de la compétence de l'assemblée générale ordinaire (AGO) des associés ou des actionnaires. Et celle-ci doit être réunie une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. Précisons que c'est la tenue effective de l'assemblée qui doit avoir lieu dans le délai de six mois et non pas la convocation de l'assemblée.

Le gérant (dans les SARL) ou le conseil d'administration (dans les SA) doit mettre un certain nombre de documents à la disposition des détenteurs du capital avant la réunion de l'assemblée générale. Il s'agit de l'inventaire, des comptes annuels de bilan ainsi que du rapport de gestion. Les sociétés cotées en Bourse doivent fournir des informations complémentaires en annexe à leurs comptes annuels.

Les règles concernant la procédure d'approbation des comptes, comme tout ce qui vise la vie des sociétés commerciales, sont régies par la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966 et le décret n° 67-236 du 23 mars 1967.

2. La préparation du rapport de gestion

Le rapport de gestion - qui est établi par le (ou les) gérant(s) dans les SARL et par le conseil d'administration dans les SA - doit retracer la situation et l'activité de la société durant l'exercice écoulé en précisant les résultats de cette activité, les progrès réalisés ou les difficultés rencontrées, les activités de la société en matière de recherche et de développement, l'évolution prévisible de la société et ses perspectives d'avenir ainsi que les événements survenus entre la date de clôture de l'exercice et la date à laquelle le rapport a été établi.

Il doit indiquer l'état de participation des salariés au capital social au dernier jour de l'exercice et mentionner la proportion détenue par ceux dont les titres sont l'ob- jet d'une gestion collective (plan d'épargne d'entreprise ou fonds commun de placement d'entreprise) ou sont frappés d'une incessibilité.

Le rapport donnera ensuite des précisions, s'il y a lieu, sur les modifications apportées au mode de présentation des comptes annuels ou aux méthodes d'évolution suivies les années précédentes. Il décrira éventuellement l'activité des filiales de la société et/ou des sociétés contrôlées par elle ; il livrera les renseignements relatifs à la répartition du capital social ; il donnera les indications visées à l'article 217-4 de la loi du 24 juillet 1966 en cas d'acquisition d'actions destinées à être attribuées aux salariés dans le cadre de l'intéressement du personnel ; il fera enfin le point sur les actions d'autocontrôle et sur les prises de participation significatives intervenues au cours de l'exercice.

Le rapport de gestion rappellera le cas échéant les dividendes versés au titre des trois exercices précédents, le montant de l'avoir fiscal correspondant ainsi que l'affectation et la répartition des sommes distribuables proposées à l'assemblée. Un tableau faisant apparaître les résultats de la société au cours des cinq derniers exercices devra en outre être joint.

Ce rapport de gestion sera tenu à la disposition des commissaires aux comptes, tout comme le bilan et les comptes. Rappelons que, dans le cas des SA, les commissaires doivent être présents à la réunion du CA et disposer de ces documents un mois avant la convocation de l'AGO.

3. La convocation de l'assemblée

La convocation des associés (SARL) ou des actionnaires (SA) à l'assemblée générale ordinaire doit se faire soit par lettre simple, soit par lettre recommandée, soit par insertion dans un journal d'annonces légales. Quant aux commissaires aux comptes, ils doivent être convoqués par lettre recommandée avec accusé de réception. Ces diverses convocations doivent parvenir à leurs destinataires au moins quinze jours avant la tenue de l'assemblée.

Les associés et les actionnaires ont la possibilité de voter par correspondance. Mais attention : en cas de vote par correspondance, les actionnaires sont réputés émettre un vote défavorable sur tout amendement apporté aux résolutions sur lesquelles ils se sont prononcés dans leur bulletin de vote.

4. Le déroulement de la réunion

Dans les SA, l'assemblée générale ordinaire ne peut valablement délibérer sur première convocation que si les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins le quart des actions ayant droit de vote. Si le quorum n'est pas atteint, le conseil d'administration devra à nouveau convoquer l'assemblée générale dans les mêmes conditions. Mais cette fois, aucun quorum n'est requis. Dans les SARL, aucun quorum n'est exigé sur première convocation.

Lors de la réunion de l'assemblée générale ordinaire annuelle, le conseil d'administration ou le gérant soumet son rapport ainsi que, le cas échéant, les rapports des commissaires aux comptes aux votes des associés ou des actionnaires. L'assemblée générale ordinaire statue à la majorité des voix dont disposent les associés ou les actionnaires présents ou représentés. Pour le calcul de la majorité, il convient de tenir compte, s'il en existe, des suppressions ou limitations du droit de vote ainsi qu'éventuellement des droits de vote doubles.

L'assemblée générale ordinaire annuelle délibère et statue sur les questions relatives aux comptes de l'exercice écoulé. Elle est souveraine pour approuver, modifier ou rejeter les comptes sociaux qui lui sont soumis, pour décider de l'affectation du résultat et déterminer, s'il y a lieu, le montant du dividende qui sera distribué aux associés ou aux actionnaires au vu de l'existence des sommes distribuables.

A noter que, dans les SA, les porteurs de titres participatifs doivent être réunis en assemblée générale le même jour que l'assemblée générale ordinaire annuelle des actionnaires ou dans les quinze jours qui précèdent cette réunion. 

5. L'affectation des bénéfices

Une fraction du bénéfice dégagé doit obligatoirement être portée à un compte de réserve appelé "réserve légale", même si les associés ou actionnaires souhaitent en décider autrement. Ce prélèvement pour la dotation à la réserve légale est au minimum de 5 % du bénéfice. Et il cesse d'être obligatoire lorsque la réserve atteint le dixième du capital social de la société. Mais il s'agit là de taux minimaux. Les statuts de la société peuvent très bien prévoir un prélèvement annuel supérieur à 5 % et/ou un plafond supérieur à 10 % du capital social.

En dehors de cette obligation, le reste du bénéfice peut être affecté à la réserve ordinaire, à l'absorption de pertes antérieures au report à nouveau, à une réserve spéciale des plus-values à long terme ou, bien sûr, distribué en tout ou en partie sous forme de dividendes aux associés ou actionnaires. Le bénéfice peut aussi être distribué à d'autres ayants droit : gérants, porteurs de parts bénéficiaires, salariés, etc.

6. Les formalités auprès du tribunal de commerce

Dernière étape, il faut ensuite déposer un dossier au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de la société, et ce, dans le mois qui suit l'assemblée. Tous les documents doivent être fournis en deux exemplaires certifiés conformes par le gérant (pour les SARL) ou par le président du conseil d'administration ou le directeur général (pour les SA). Le dossier devra comprendre le bilan, le compte de résultats et son annexe, le rapport de gestion (comprenant la proposition d'affectation du résultat), la résolution concernant l'affectation du résultat votée par l'assemblée générale et deux exemplaires originaux du rapport général du commissaire aux comptes (s'il y a un commissaire aux comptes).

Dans le cas, enfin, où l'assemblée générale ordinaire a refusé d'approuver les comptes de la société, il faudra déposer deux copies certifiées conformes (par le gérant, le président du conseil d'administration ou le directeur général) d'un extrait du procès-verbal de l'assemblée contenant la délibération du refus d'approbation. 

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