Combien de temps conserver les archives d'une association

 

Combien de temps conserver les archives d'une association

 

Nature des documents	Durée minimale de conservation	Observations
Création de l'association :
- statut		L'association est régie par le droit des contrats
- déclaration à la Préfecture	illlimitée	- articles 1108 et suivants du Code Civil. Le Contrat (les
- insertion au Journal Officiel		statuts) doit être conservé.
- registre spécial
Fonctionnement de l'association :
- comptes rendus des assemblées générales et des		Référence : article 2262 du Code Civil
conseils d'administration	30 ans	" Toute les actions tant réelles que personnelles sont
- feuilles de présences		prescrites par trente ans…"
- listes des adhérents
- rapports des commissaire au comptes
Comptabilité :
- facture		Référence : article L. 123-22 du Code du commerce "Les
- documents bancaires	10 ans	documents comptables et les pièces justificatives sont
- comptes annuels		conservéspendant dix ans"
- comptes annuels documents bancaire (livre journal, grand livre, livre d'inventaire)
Documents fiscaux :		Référence : livre des procédures fiscales
- listes des donateurs et montants des versements		- article L.82 B
- versements de salaires, honoraires et droits d'auteur	6 ans	- article 102 B
- factures d'achats de biens et de services		Obligation de conservation "pendant un délais de six ans à
- déclarations d'impôts sur les bénéfices, de TVAde taxe professionnelle, de taxes		compter de la date de la dernière opération mentionnée
sur les salaires		sur les livres ou registre…"
Activités :
- correspondances		Il est conseillé de garder une trace des productions
- dossiers de presse	pas d'obligation légale	marquantes de l'association. C'est un patrimoine qui peut
- publication		avoir un intérêt pratique ou historique.
- comptes rendus
- dossiers de projet
Locaux :
- bail	illimitée
- quittances de loyer	10 ans
- convention de mise à disposition d'un local communal	illimitée
- contrats d'assurance	illimitée
- quittances de prime d'assurance	2 ans
Gestion du Personnel :
- doubles des bulletins de paye et des certificats de travail	6ans	Il est conseillé de conserver ces documents au moins dix
- registre du personnel	6ans	ans ou de manière illimitée afin de pouvoir épondre à des
- déclarations Urssaf et Assedic	3ans	demandes de salariés ou d'ex-salariés par exemple en vue
- déclarations retraite complémentaire	10 ans	de reconstituer une carrière.