Les archives de l’association
Documents juridiques
Équivalents de
l’état civil d’une personne physique, les principaux documents de l’association
doivent être conservés par cette dernière de
sa naissance (publication au Journal officiel des associations et
fondations d’entreprise) à sa mort (dissolution).
Il en va ainsi des
statuts de l’association, le cas échéant des règlements intérieurs successifs
de l’association, des récépissés de la préfecture, des avis de publication au
Journal officiel, c'est-à-dire de tous
les documents auxquels un tiers peut avoir accès.
Attention
Depuis la loi du 17 juin 2008 portant
réforme de la prescription en matière civile, les délais de prescription sont
passés de 30 ans à 5 ans en matière personnelle et mobilière et de 10 ans à 5
ans en matière commerciale. Néanmoins, pour plus de sécurité juridique et par
mesure de prudence, le tableau ci-dessous mentionne la durée la plus élevée.
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Durée de conservation
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Statuts, règlement intérieur
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délai illimité
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Registre spécial
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délai illimité
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Récépissés de déclaration à la préfecture et avis de
publication au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise
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délai illimité
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Registre des délibérations s’il y en a
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délai illimité
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Procès-verbaux d’assemblées générales, de conseil
d’administration, de bureau
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30 ans
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Rapport du commissaire aux comptes
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30 ans
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Subventions (demande, convention, pièces
justificatives)
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30 ans
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Contrats d’assurance
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durée de validité plus durée de prescription,
en fonction du risque couvert
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Contrats commerciaux
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5 ans à compter de la fin d'exécution du contrat
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Pour en savoir plus
sur ces documents juridiques et leur utilité, consultez les pages suivantes :
Documents comptables
La durée de conservation des pièces
comptables et fiscales diffère selon le texte applicable : le Livre des procédures fiscales
prévoit un délai de 6 ans alors que le Code de commerce exige de conserver les
documents pendant 10 ans. Par mesure de prudence, le tableau mentionne la durée
la plus élevée.
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Durée de conservation
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Livres comptables obligatoires (livre journal, grand
livre, livre d’inventaire, bilan, compte de résultat, rapport de gestion,
etc.)
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10 ans
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Pièces justificatives de la comptabilité (factures
émises et acceptées, bulletins de paie, pièces bancaires, etc.)
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10 ans
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Journal des opérations bénévoles où sont retracées les
contributions volontaires lorsqu’il a été décidé de les valoriser.
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6 ans
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· Pour plus de détail sur les délais de
conservation des pièces comptables, consultez le guide « Gérer les comptes ».
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