Conservation des pièces comptables^ASSOCIATION

Conservation des pièces comptables

Ces pièces devront être conservées dans un lieu unique, le local de l’association, plutôt qu’au domicile de l’un des dirigeants !

Vous devez conserver certains de vos documents important pendant 30 ans, contrairement à la prescription commerciale qui est de 5 ans.

Documents à conserver 3 ans au minimum

·         les souches de chéquiers bancaires et postaux,

·         les rapports des commissaires aux comptes (à compter de l’assemblée les approuvant),

·         le registre de présence des conseils d’administrations et des assemblées (nous vous conseillons de les garder au moins 10 ans pour faire face à d’éventuels litiges),

·         les factures d’eau,

·         les factures de téléphone.

Documents à conserver 5 ans

·         les quittances de loyer,

·         le livre de paie à dater de sa clôture,

·         le double des bulletins de paie,

·         les quittances de gaz et d’électricité.

Documents à conserver 6 ans

·         le journal des opérations bénévoles, pour les associations ayant décidé de les valoriser au plan comptable,

·         les pièces comptables et les déclarations faites dans le cadre des activités de l’association et qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés,

·         les avis d’imposition,

·         tous les documents fiscaux (déclaration d’impôt sur les bénéfices, de TVA, de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, reçus fiscaux émis, etc.),

·         les feuilles d’impôts locaux.

Documents à conserver 10 ans

·         tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans, factures clients et fournisseurs, documents bancaires, comptes annuels, livre-comptable, grand livre et livre d’inventaire, livre du personnel),

·         les pièces justificatives de la comptabilité : factures, pièces bancaires, etc.,

·         les contrats passés (le délai prend effet à la fin du contrat).

Documents à conserver 30 ans

·         les titres de propriétés (nous vous conseillons toutefois de conserver ces documents toute la vie de l’association en matière de biens immobiliers),

·         les actes de ventes,

·         les actes de donation,

·         les documents relatifs aux subventions

·         les procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d’administration,

·         les feuilles de présence.

Documents à conserver toute la vie de l’association

·         les statuts, les statuts modifiés,

·         le règlement intérieur (s’il en existe un),

·         la liste des membres du conseil d’administration,

·         la déclaration de constitution de l’association, publiée au Journal Officiel,

·         tous documents relatifs aux changements intervenus dans l’administration de l’association,

·         le récépissé de déclaration délivré par les services préfectoraux lors de chaque dépôt,

·         le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou, le cas échéant, du bureau,

·         les baux,

·         les factures de travaux ou réparations importantes.

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