Le vote électronique pour les élections du bureau de votre association
Le vote électronique apparaît de plus en plus dans les élections politiques autour du globe. Alors pourquoi pas dans votre association ?
Dans cet article, nous vous expliquons comment procéder aux votes électroniques, et adopter cette nouvelle méthode au sein de votre association ou réseau associatif.
Au programme :
Une fois de plus, le numérique a de bonnes chances de vous faire gagner un temps précieux.
En avant pour les explications !
Préparer les élections de son bureau d'association via le vote électronique
Les conditions requises pour le bon déroulement des élections d’association
Evidemment, la loi de 1901 ne parle à aucun moment du vote électronique.
Mais elle ne parle pas non plus de la manière dont se déroulent les élections au sein des associations. Ces éléments sont déterminés dans les statuts de votre association.
Il faut donc vous référer aux statuts de votre association et regarder simplement ce qu’ils disent au sujet des élections. Ils doivent notamment répondre à 2 questions :
Comment voter ?
Qui peut voter ?
Les réponses à ces questions sont essentielles. D’une part, elles permettent d’éviter les éventuelles confusions parmi les membres de l’association sur le processus d’éligibilité. D'autre part, elles sont gage de crédibilité quant au processus démocratique qui régit votre association. Cet élément est souvent important aux yeux de financeurs potentiels.
Prenons l’exemple des membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation annuelle. Il est possible que vos statuts spécifient que seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent prendre part au vote. Dans ce cas, les adhérents en retard dans leurs paiement ne peuvent pas voter - d’où l’intérêt d’ailleurs d’avoir un outil de suivi fin des adhésions.
Vérifiez également dans vos statuts la modalité du vote. Certaines associations établissent que seul le vote en personne ou par procuration est valable. Le vote à distance est donc exclu, ce qui concerne aussi bien le vote par courrier que le vote électronique.
Dans ce cas, vous devez procéder à un vote auprès de l’Assemblée Générale – voire ministériel si votre association est reconnue d’utilité publique – pour modifier les statuts et accorder le vote par correspondance. De fait, le vote par correspondance autorise l’association à procéder au vote électronique.
Informez votre association des élections par vote électronique
Je ne vous apprends rien : informer les membres de votre association des changements qui s’opèrent en interne est essentiel. Les personnes concernées par le scrutin doivent savoir quand ces changements auront lieu et ce qui est attendu d'eux le moment venu.
Dans la communication que vous leur envoyez, soyez clair sur les raisons du changement, les modalités de vote, l’outil utilisé, les dates de l’élection. Vous pouvez également leur indiquer où trouver plus d’informations sur le sujet ou la personne à qui adresser leurs éventuelles questions.
Processus du vote électronique de l’association
Pour avoir un aperçu concret du processus de vote électronique, comparons-le au vote traditionnel.
Les votes traditionnels (en présentiel généralement, avec des isoloirs, etc.) demandent une grande quantité de ressources et de patience dans leur organisation.
Lorsque vous optez pour le format papier, la route peut être longue pour organiser vos élections d’associations.
En effet, il vous faut notamment :
Lister les personnes ayant le droit de voter (en espérant que vous disposez d’un bon CRM), créer vos listes et les imprimer,
Imprimer les programmes des candidats et les envoyer,
Créer, imprimer et envoyer les convocations, etc.
Tout cela ne prend pas en compte les éventuels changements de dernière minute qui nécessitent de tout recommencer.
À l’aide du vote électronique, en étant bien organisé, en une heure votre dossier d’élection est prêt !
En amont de l’élection, vous devez simplement connaître :
les personnes ayant le droit de vote dans l’association pour faire vos invitations,
les candidats à l’élection du bureau d’association,
la période du vote - exemple : les participants peuvent voter du 5 septembre à 8h au 10 septembre à 23h59.
Vous n’avez plus qu’à entrer toutes ces informations dans le dossier électoral de votre outil de vote électronique.
Ensuite en quelques clics, vos invitations sont envoyées par email à toute votre liste électorale. Chaque participant est invité à s'identifier en tant qu'électeur, et informé de la procédure à suivre.
Le vote peut avoir lieu avant, pendant et même après l’Assemblée Générale. De jour comme de nuit, les participants peuvent voter en toute liberté durant l’ouverture de la période électorale, il leur suffit de disposer d’une connexion à internet.
Au terme du vote, le dépouillement du vote est immédiat et sans effort, donc les résultats sont rapidement communicables à votre communauté.
Les avantages du vote électronique pour son association
Vous finissez par nous connaître, nous adorons lister de manière exhaustive les avantages des outils que nous vous présentons au travers de nos articles.
Evidemment, le vote électronique n’y coupe pas !
Atteindre plus facilement le seuil du quorum
Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer. Ce nombre est généralement un pourcentage, et il est défini dans les statuts de votre association.
De fait, il paraît évident qu’un nombre minimum de votants est requis pour que le vote soit valable. C’est de ce seuil minimum que les futurs élus tireront la légitimité de leur mandat.
On comprend donc aisément l’enjeu de maximiser la participation aux élections pour les associations.
Le vote électronique permet de répondre plus facilement à cet enjeu. En effet, les participants ne sont plus obligés de se déplacer et de trouver un moment dans leur agenda : la voie électronique permet de surmonter les contraintes de distance et de temps.
Le nombre de votants a donc toutes les chances d’être plus conséquent, et la représentation de l’association n’en est que meilleure.
Ainsi, le risque d’annulation des élections du bureau est évidemment minimisé.
Simplification et éco-responsabilité du vote électronique
Voyons ensemble ce que signifient ces jolis termes :
Gain de temps : tant pour l’électeur qui s'épargne le déplacement que pour l’organisateur dans sa préparation. Vous préférez certainement consacrer votre temps à votre projet associatif plutôt qu'à l'impression de feuilles d'émargement (et je vous comprends !).
Distance géographique : qu’importe la localisation des membres de l’association sur le globe, ils ont accès aux votes.
Economie responsable : cerise sur le gâteau, vous minimisez l'utilisation de ressources (essence pour le déplacement, papier pour les impressions, etc.) – un petit pas supplémentaire vers la réduction de votre empreinte carbone !
Le contexte légal et les obligations du système de vote électronique
Les logiciels de vote électroniques proposés sur le marché sont soumis à quelques obligations légales.
Conformité du logiciel pour les votes électroniques
Depuis le 21 octobre 2010, la CNIL a adopté une recommandation sur la sécurité des systèmes de vote électronique. Afin que la confidentialité des données soit respectée vis-à-vis des utilisateurs, les solutions de vote électronique font régulièrement l’objet de contrôle de la part d’une expertise indépendante. J'imagine que vous saisissez bien le lien avec le RGPD.
Protéger les données confidentielles des membres de l’association est du ressort desdirigeants de l'association. Lorsque vous adoptez un logiciel de vote électronique, il est de votre devoir de vous renseigner sur sa conformité.
Certaines plateformes n’hésitent pas à faire appel à des tiers assermentés, comme des huissiers de justice pour stocker les données de l’élection. Ainsi, les informations confidentielles de l’association sont protégées.
La sécurité du logiciel au service de votre association
Le logiciel de vote électronique doit évidemment être infaillible en termes de sécurité. Du moins, il doit faire le nécessaire pour éviter à tout prix des conséquences désastreuses pendant une élection d’association.
Voici quelques critères qui pourront vous aiguiller dans la recherche d’un logiciel de vote électronique sécurisé :
l'authentification unique : 1 jeton de vote électronique anonyme à usage unique est généré par le logiciel pour garantir l'unicité du vote : 1 identification = 1 électeur = 1 vote possible,
le scellement du dossier électoral : lorsque les données sont enregistrées et approuvées par les membres de l’association, le dossier électoral doit pouvoir être scellé,
la protection du vote : le vote doit être enregistré et dépouillé par clé de chiffrement,
la confidentialité : le vote électronique doit pouvoir être confidentiel, notamment si vos statuts d’association le stipulent.
Par ailleurs, si un imprévu survient pendant les élections de votre association, un service SAV doit pouvoir intervenir.
Pensez à vous renseigner sur cet aspect avant de souscrire à un abonnement, cela vous évitera d’éventuelles déconvenues.
Notre partenaire Euro-Vote pour les associations
Nous avons le plaisir de nouer un nouveau partenariat avec Euro-Vote qui propose un système de vote électronique.
Acteur numérique, Euro-Vote est présent sur la scène internationale depuis plusieurs années. Sa mission : éliminer les tâches rébarbatives liées aux votes pour faciliter la vie associative. Si vous connaissez AssoConnect, vous comprendrez aisément pourquoi nous nous entendons bien :)
Avec son design épuré, Euro-Vote a développé un système de vote en ligne efficace et simple, pour répondre aux besoins des associations.
En 2018, une cinquantaine d’établissements en France et dans le monde ont adopté Euro-vote. Des associations parisiennes, des lycées en France, à Bruxelles, Moscou, Lisbonne, Pékin, Johannesburg et bien d’autres ont été conquis par leur prestation, que ce soit pour des élections de parents d’élèves ou pour les associations et fondations.
En termes de sécurité, toutes les données nominatives de la liste électorale sont directement confiées par les associations aux huissiers de justice. Le vote s’effectue directement sur la plateforme Euro-Vote, sur des serveurs sécurisés hébergés en Europe.
Nous en profitons pour remercier l’équipe d’Euro-Vote pour ses conseils dans la rédaction de cet article. Son professionnalisme nous a permis d’éclairer le sujet pour vous proposer un contenu qui soit (espérons-le) à la hauteur de vos attentes.
Pour en savoir plus sur Euro-Vote et découvrir les avantages que vous offre notre partenariat, c'est par ici.
Vous l'avez compris, si votre association, votre fédération ou votre réseau associatif se compose de plusieurs centaines ou milliers de votants, le vote électronique devient une solution qui peut grandement vous faciliter la vie.
Une nouvelle fois, faire rentrer le numérique dans la gestion de votre association permet de gagner en efficacité. En faisant votre transition vers le numérique, votre association devient plus écologique et vous bénéficiez du temps gagné pour vous consacrer aux tâches de fond et au développement de votre projet associatif.
Ces avantages sont vrais pour un certain nombre d’outils numériques. Profitez-en pour découvrir notre guide sur les outils numériques, à télécharger grat
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